Elektronische Archive können sehr große Datenmengen enthalten. Die einzelnen Datensätze werden dabei nach bestimmten Ordnungskriterien abgelegt, die nach Indexdaten der Geschäftsanwendungen und Indexdaten des Archivsystems unterschieden werden. Werden ungeeignete Ordnungskriterien verwendet, können archivierte Dokumente eventuell nicht mehr oder nur sehr aufwändig recherchiert werden. Auch ist es möglich, dass die Semantik der Dokumente nicht eindeutig bestimmbar ist. Durch eine ungeeignete oder begrenzte Auswahl von Ordnungskriterien könnten auch die Ziele der Aufbewahrung verfehlt werden, z. B. die Nachweisfähigkeit gegenüber Dritten.