APP.1.1 Office-Produkte

Die Funktion, dass eingebettete Aktive Inhalte automatisch ausgeführt werden, MUSS deaktiviert werden. Falls es dennoch notwendig ist, Aktive Inhalte auszuführen, MUSS darauf geachtet werden, dass Aktive Inhalte nur ausgeführt werden, wenn sie aus vertrauenswürdigen Quellen stammen. Alle Benutzenden MÜSSEN hinsichtlich der Funktionen, die Aktive Inhalte einschränken, eingewiesen werden.

Alle aus externen Quellen bezogenen Dokumente MÜSSEN auf Schadsoftware überprüft werden, bevor sie geöffnet werden. Alle als problematisch eingestuften und alle innerhalb der Institution nicht benötigten Dateiformate MÜSSEN verboten werden. Falls möglich, SOLLTEN sie blockiert werden. Durch technische Maßnahmen SOLLTE erzwungen werden, dass Dokumente aus externen Quellen geprüft werden.

Alle Benutzenden MÜSSEN geeignet bezüglich der Gefährdungen durch Aktive Inhalte in Office-Dateien sensibilisiert werden. Die Benutzenden MÜSSEN zum Umgang mit Dokumenten aus externen Quellen geeignet sensibilisiert werden.

Die Benutzenden SOLLTEN über die Möglichkeiten und Grenzen von Sicherheitsfunktionen der eingesetzten Software und der genutzten Speicherformate informiert werden. Den Benutzenden SOLLTE vermittelt werden, mit welchen Funktionen sie Dokumente vor nachträglicher Veränderung und Bearbeitung schützen können.

Benutzende SOLLTEN im Umgang mit den Verschlüsselungsfunktionen in Office-Produkten sensibilisiert werden.

Neue Versionen von Office-Produkten SOLLTEN vor dem produktiven Einsatz auf Kompatibilität mit etablierten Arbeitsmitteln wie Makros, Dokumentenvorlagen oder Formularen der Institution geprüft werden (Siehe hierzu OPS.1.1.6 Software-Tests und -Freigaben). Es SOLLTE sichergestellt sein, dass wichtige Arbeitsmittel auch mit der neuen Software-Version einwandfrei funktionieren. Bei entdeckten Inkompatibilitäten SOLLTEN geeignete Lösungen für die betroffenen Arbeitsmittel gefunden werden.

Für die Software-Entwicklung auf Basis von Office-Anwendungen, z. B. mit Makros, SOLLTEN verbindliche Regelungen getroffen werden (siehe auch APP.1.1.A2 Einschränken von Aktiven Inhalten). Zunächst SOLLTE in jeder Institution die Grundsatzentscheidung getroffen werden, ob solche Eigenentwicklungen überhaupt erwünscht sind. Die Entscheidung SOLLTE in den betroffenen Sicherheitsrichtlinien dokumentiert werden. Werden Eigenentwicklungen erlaubt, SOLLTE ein Verfahren für den Umgang mit entsprechenden Funktionen der Office-Produkte für die Endbenutzenden erstellt werden. Zuständigkeiten SOLLTEN klar definiert werden. Alle notwendigen Informationen über die erstellten Anwendungen SOLLTEN angemessen dokumentiert werden. Aktuelle Versionen der Regelungen SOLLTEN allen betroffenen Benutzenden zeitnah zugänglich gemacht und von diesen beachtet werden.

Alle Erweiterungen von Office-Produkten, wie Add-ons und Extensions, SOLLTEN vor dem produktiven Einsatz genauso getestet werden wie neue Versionen. Hierbei SOLLTE ausschließlich auf isolierten Testsystemen getestet werden. Die Tests SOLLTEN prüfen, ob Erweiterungen negative Auswirkungen auf die Office-Produkte und die laufenden IT-Systeme haben. Die Tests der eingesetzten Erweiterungen SOLLTEN einem definierten Testplan folgen. Dieser Testplan SOLLTE so gestaltet sein, dass Dritte das Vorgehen nachvollziehen können.

Die in einigen Office-Produkten integrierten Funktionen für Cloud-Speicher SOLLTEN grundsätzlich deaktiviert werden. Alle Cloud-Laufwerke SOLLTEN deaktiviert werden. Alle Dokumente SOLLTEN durch die Benutzenden auf zentral verwalteten Fileservern der Institution gespeichert werden. Um Dokumente für Dritte freizugeben, SOLLTEN spezialisierte Anwendungen eingesetzt werden. Diese Anwendungen SOLLTEN mindestens über eine verschlüsselte Datenablage und -versendung sowie ein geeignetes System zur Konten- und Rechteverwaltung verfügen.

Daten aus potenziell unsicheren Quellen SOLLTEN automatisch in einem geschützten Modus geöffnet werden. Diese Funktion SOLLTE NICHT durch die Benutzenden deaktivierbar sein. Eine Liste vertrauenswürdiger Quellen SOLLTE definiert werden, von denen Inhalte unmittelbar geöffnet und bearbeitet werden können.

In dem geschützten Modus SOLLTEN Daten NICHT unmittelbar bearbeitet werden können. Aktive Inhalte, wie Makros und Skripte, SOLLTEN im geschützten Modus NICHT automatisch ausgeführt werden. Nur eine allgemeine Navigation SOLLTE ermöglicht werden. Wenn die Dokumente lediglich betrachtet werden sollen, SOLLTEN entsprechende Viewer-Anwendungen verwendet werden, wenn diese verfügbar sind.

Je nach geplantem Verwendungszweck von Dokumenten SOLLTEN Dokumente geeignet gegen nachträgliche Veränderung geschützt werden.

Daten mit erhöhtem Schutzbedarf SOLLTEN nur verschlüsselt gespeichert bzw. übertragen werden. Bevor ein in ein Office-Produkt integriertes Verschlüsselungsverfahren genutzt wird, SOLLTE geprüft werden, ob es einen ausreichenden Schutz bietet. Zusätzlich SOLLTE ein Verfahren eingesetzt werden, mit dem Makros und Dokumente digital signiert werden können.

Wenn Daten mit erhöhtem Schutzbedarf gespeichert oder übertragen werden, SOLLTEN geeignete Verfahren zur Integritätsprüfung eingesetzt werden. Falls Daten vor Manipulation geschützt werden sollen, SOLLTEN darüber hinaus kryptografische Verfahren eingesetzt werden.