BES.2 Bedarfserfassung

Beschaffungsmanagement für Einkäufe SOLLTE den Bedarf anhand einer Leistungsbeschreibung oder einer Umsetzungsstrategie dokumentieren.

Erläuterung

Dies umfasst sowohl Bedürfnisse für eine sichere Funktionalität als auch nicht-funktionalen Bedarf wie Datensicherung und Einbindung in das Monitoring.

Beschaffungsmanagement für Cloud-Dienste SOLLTE Rechtsraum und Datenlokation dokumentieren.

Erläuterung

Beispielsweise könnte die Datenlokation auf europäische Standorte eingeschränkt sein, während der Anbieter seinen Hauptsitz im außereuropäischen Rechtsraum hat und daher nicht der DSGVO unterliegt. Werden keine Daten aus dem Informationsverbund verarbeitet, so ist die Anforderung entbehrlich.

Beschaffungsmanagement für Cloud-Dienste KANN Rechtsraum und Datenlokation mit dem Anbieter vereinbaren.

Erläuterung

Beispielsweise könnte die Datenlokation auf europäische Standorte eingeschränkt sein, während der Anbieter seinen Hauptsitz im außereuropäischen Rechtsraum hat und daher nicht der DSGVO unterliegt. Werden keine Daten aus dem Informationsverbund verarbeitet, so ist die Anforderung entbehrlich.

Beschaffungsmanagement für Einkäufe SOLLTE Nutzende bei der Bedarfserfassung anhören.

Erläuterung

Werden IT-Produkte oder Dienstleistungen für eine Zielgruppe beschafft, so ist es zweckmäßig, Vertreter dieser Zielgruppe in die Erhebung der Beschaffungskriterien mit einzubeziehen. Dies kann durch die Anhörung aller potenziellen Nutzer, z.B. durch eine Umfrage, oder durch die Anhörung bestimmter Personen oder Rollen aus dem Kreis der Nutzenden (z.B. Fachverantwortliche, Testgruppen oder Stichproben) erfolgen.

Beschaffungsmanagement für Einkäufe SOLLTE Administrierende bei der Bedarfserfassung anhören.

Erläuterung

Ohne diese Einbindung könnte etwa eine Fachabteilung Systeme einkaufen, die keine sicheren Schnittstellen bieten, nicht mit bestehenden Sicherheitsrichtlinien kompatibel sind oder schwer zu administrieren sind, was später zu kostspieligen Nacharbeiten oder Sicherheitslücken führen könnte. Eine rechtzeitige Beteiligung kann hingegen gewährleisten, dass Produkte aus administrativer Sicht wartbar, updatefähig und kompatibel mit etablierten Sicherheitsmechanismen sind. Die Anforderung kann durch verschiedene Maßnahmen praktisch umgesetzt werden: (1) Ein definiertes Beschaffungsformular kann Eingabefelder enthalten, in denen die fachliche Einschätzung von Administrierenden dokumentiert werden kann. (2) Eine Checkliste mit Mindestkriterien wie Updatefähigkeit, Protokollierungsoptionen oder Berechtigungssteuerung kann bei jeder Bedarfserfassung hinzugezogen werden. (3) Ein kurzer, standardisierter Freigabeprozess über ein Ticket- oder Workflow-System kann sicherstellen, dass vor der endgültigen Beschaffung eine Rückmeldung aus administrativer Sicht eingeholt wird. (4) Zur Effizienzsteigerung kann eine Wissensdatenbank mit Erfahrungswerten zu bereits genutzten Produkten gepflegt werden, sodass Administrierende wiederkehrende Anforderungen schneller einschätzen können.

Beschaffungsmanagement für Outsourcing KANN Outsourcingverträge auf Grundlage der Geschäftsprozessprofile durch die Leitung autorisieren.

Erläuterung

Das Outsourcing eigener (Teil-)Prozesse ist eine bewusste und häufig folgenreiche Entscheidung - auch für die die eigene Kontrolle der Informationssicherheit. Die Entscheidung kann sich am festgestellten Schutzbedarf oder Risikoprofil der Institution und der betroffenen Geschäftsprozesse orientieren. Die Entscheidung durch die Leitung bezieht sich hier auf die Frage, ob Outsourcing von der Institution grundsätzlich gewollt ist und welche (Teil-)Prozesse ausgelagert werden können oder in der Institution verbleiben. Diese kann konkrete Geschäftsprozesse benennen, aber auch anhand allgemeiner Kriterien getroffen werden (z.B. Keine Auslagerung von Geschäftsprozessen mit hohem Schutzbedarf).