Wird die Speicherstruktur nicht vorgegeben bzw. halten sich die Mitarbeitenden nicht daran, können Daten unübersichtlich und unkoordiniert auf dem Fileserver gespeichert werden. Das führt zu verschiedenen Problemen, wie zum Beispiel Speicherplatzverschwendung durch das mehrmalige Ablegen derselben Datei. Auch können unterschiedliche Versionen einer Datei abgelegt werden. Außerdem sind unbefugte Zugriffe möglich, wenn sich z. B. Dateien in Verzeichnissen oder Dateisystemen befinden, die Dritten zugänglich gemacht werden.