Werden Office-Produkte beschafft oder angepasst, ohne die Anforderungen an diese Software zu beachten, kann der Betrieb erheblich gestört werden. Es kann beispielsweise sein, dass vorhandene Vorlagen und Dokumente nicht kompatibel sind oder mit Anwendungen von Geschäftspartnern und -partnerinnen nicht interoperabel ist. Sollten Office-Produkte nicht an den Bedarf der Institution angepasst werden, kann dies zu Performance-Verlusten, Störungen oder Fehlern innerhalb der Geschäftsprozesse führen.