SYS.4.1 Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte

Bevor Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte beschafft werden, MUSS der sichere Einsatz geplant werden. Dabei SOLLTEN folgende Kriterien berücksichtigt werden:

• Unterstützung sicherer Protokolle zur Datenübertragung und Administration,
• Verschlüsselung der abgespeicherten Informationen,
• Authentisierung der Benutzenden direkt am Gerät,
• Nutzung physischer Schutzmechanismen, wie Ösen zum Diebstahlschutz oder Geräteschlösser,
• Existenz eines zuverlässigen und leistungsfähigen automatischen Seiteneinzugs der Scaneinheit,
• Unterstützung geeigneter Datenformate,
• Bei Bedarf Unterstützung von Patch- sowie Barcodes zur Dokumententrennung und Übergabe von Metainformationen,
• Existenz einer Funktion zum sicheren Löschen des Speichers sowie
• Verfügbarkeit von regelmäßigen Updates und Wartungsverträgen.

Es MUSS festgelegt werden, wo die Geräte aufgestellt werden dürfen. Außerdem MUSS festgelegt sein, wer auf die Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte zugreifen darf. Die Ergebnisse SOLLTEN in einem Basiskonzept dokumentiert werden.

Der IT-Betrieb MUSS Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte so aufstellen und absichern, dass nur befugte Personen die Geräte verwenden und auf verarbeitete Informationen zugreifen können. Außerdem MUSS sichergestellt sein, dass nur berechtigte Personen die Geräte administrieren, warten und reparieren können. Mit Dienstleistenden (z. B. für die Wartung) MÜSSEN schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarungen getroffen werden.

Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte MÜSSEN mit Gerätepasswörtern versehen sein, um so den Zugriff auf Webserver und Bedienfeld für die Administration zu sperren. Diese MÜSSEN die Vorgaben des Identitäts- und Berechtigungsmanagements der Institution erfüllen.

Nicht benötigte, aber ausgedruckte Dokumente mit vertraulichen Informationen MÜSSEN in geeigneter Weise vernichtet werden. Sind Heimarbeitsplätze mit Druckern, Kopierern oder Multifunktionsgeräten ausgestattet, SOLLTE gewährleistet werden, dass die ausgedruckten Informationen auch direkt vor Ort geeignet vernichtet werden können, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Die Institution SOLLTE eine Sicherheitsrichtlinie für Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte entwickeln. Darin SOLLTE geregelt werden, welche Anforderungen und Vorgaben an die Informationssicherheit der Geräte gestellt und wie diese erfüllt werden sollen. Es SOLLTE auch festgelegt werden, welche Funktionen von welchen Benutzenden unter welchen Bedingungen administriert beziehungsweise genutzt werden dürfen.

Für die Institution SOLLTE der oder die ISB eine Nutzungsrichtlinie erstellen, auf der alle Sicherheitsvorgaben zum Umgang mit den Geräten übersichtlich und verständlich zusammengefasst sind. Die Nutzungsrichtlinie SOLLTE allen Benutzenden bekannt sein.

Der IT-Betrieb SOLLTE sicherstellen, dass der administrative Fernzugriff auf Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte nur einer klar definierten Gruppe des Administrations- und Servicepersonals ermöglicht wird. Das SOLLTE auch dann gewährleistet sein, wenn die Institution eine zentrale Geräteverwaltungssoftware einsetzt.

Es SOLLTE festgelegt werden, ob die Anzeige des Bedienfelds über ein Datennetz eingesehen werden darf. Wenn dies gewünscht ist, SOLLTE es nur an den IT-Betrieb übertragen werden können. Auch SOLLTE dies mit den betroffenen Benutzenden abgestimmt sein.

Der IT-Betrieb SOLLTE sicherstellen, dass netzfähige Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte nicht aus Fremdnetzen erreichbar sind. Wenn Multifunktionsgeräte an das Telefonnetz angeschlossen werden, SOLLTE sichergestellt werden, dass keine unkontrollierten Datenverbindungen zwischen dem Datennetz der Institution und dem Telefonnetz aufgebaut werden können. Netzdrucker und Multifunktionsgeräte SOLLTEN in einem eigenen Netzsegment, das von den Clients und Servern der Institution getrennt ist, betrieben werden.

Wenn möglich, SOLLTEN alle auf geräteinternen, nichtflüchtigen Speichermedien abgelegten Informationen verschlüsselt werden. Auch Druckaufträge SOLLTEN möglichst verschlüsselt übertragen werden.

Nutz- und Metadaten wie Druckaufträge und Scandateien SOLLTEN nur so kurz wie möglich auf den Geräten gespeichert werden. Die Daten SOLLTEN nach einer vordefinierten Zeit automatisch gelöscht werden. Dateiserver in den Geräten und Funktionen wie „Scan in den Gerätespeicher" SOLLTEN vom IT-Betrieb abgeschaltet werden. Die dafür benötigten Protokolle und Funktionen SOLLTEN, soweit möglich, gesperrt werden.

Generell SOLLTE vom IT-Betrieb sichergestellt werden, dass alle Metadaten nicht für Unberechtigte sichtbar sind. Es SOLLTE von der Institution geregelt werden, wie mit Metadaten versehene Ausdrucke an Dritte weitergegeben werden.

Alle Drucker und Multifunktionsgeräte SOLLTEN nur vom IT-Betrieb konfiguriert werden können. Nicht benötigte Gerätefunktionen SOLLTEN abgeschaltet werden. Insbesondere SOLLTEN alle nicht benötigten Daten- und Netzschnittstellen von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten deaktiviert werden.

Die Geräte SOLLTEN ausschließlich über verschlüsselte Protokolle wie HTTPS und SNMPv3 verwaltet werden. Sämtliche Protokolle, mit denen unverschlüsselt auf Drucker und Multifunktionsgeräte zugegriffen werden kann, SOLLTEN vom IT-Betrieb durch verschlüsselte ersetzt oder abgeschaltet werden. Das SOLLTE insbesondere für Protokolle umgesetzt werden, mit denen sich die Gerätekonfiguration verändern lässt, z. B. SNMP, Telnet und PJL.

Nur berechtigte Personen SOLLTEN auf die ausgedruckten oder kopierten Dokumente zugreifen können. Es SOLLTEN möglichst nur zentrale Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte eingesetzt werden, bei denen sich die Benutzenden am Gerät authentisieren, bevor der Druckauftrag startet („Secure-Print“). Nachdem sich die Benutzenden authentisiert haben, SOLLTEN ausschließlich nur die eigenen Druckaufträge sichtbar sein. Nur die für die jeweiligen Benutzenden notwendigen Funktionen SOLLTEN freigeschaltet werden.

Um die Ausfallzeiten von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten so gering wie möglich zu halten, SOLLTEN unter anderem

• Ersatzgeräte bereitstehen,
• in Wartungsverträgen auf eine angemessene Reaktionszeit geachtet werden,
• eine Liste mit Fachhandlungen geführt werden, um schnell Ersatzgeräte oder -teile beschaffen zu können und
• falls erforderlich, häufig benötigte Ersatzteile gelagert werden.

Es SOLLTEN auf dem Druckserver die Namen der Druckaufträge nur anonymisiert angezeigt werden. Alle Schnittstellen für externe Speichermedien SOLLTEN gesperrt werden. Weiterhin SOLLTEN geräteinterne Adressbücher deaktiviert und den Benutzenden alternative Adressierungsverfahren (z. B. Adresssuche per LDAP) angeboten werden.

Bei Druckern und Multifunktionsgeräten mit E-Mail-Funktion SOLLTE sichergestellt sein, dass E-Mails ausschließlich mit den E-Mail-Adressen der authentisierten Benutzenden versendet werden können. Auch SOLLTEN Dokumente nur an interne E-Mail-Adressen verschickt werden können.

Eingehende Fax-Dokumente sowie Sendeberichte SOLLTEN nur autorisierten Personen zugänglich sein.

Der IT-Betrieb SOLLTE die Sicherheitseinstellungen von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten regelmäßig kontrollieren und, falls notwendig, korrigieren. Wenn ein automatisiertes Kontroll- und Korrektursystem verfügbar ist, SOLLTE es genutzt werden.

Zudem SOLLTE eingeschränkt werden, dass die Geräte über das Bootmenü auf die Werkseinstellungen zurückgestellt werden können. Es SOLLTE sichergestellt sein, dass keine Firmware oder Zusatzsoftware auf Druckern und Multifunktionsgeräten installiert werden kann, die nicht von den jeweiligen Herstellenden verifiziert und freigegeben wurde.