Wenn Mitarbeitende nur in Ausnahmefällen mobile IT-Systeme benötigen, wie beispielsweise für selten durchgeführte Dienstreisen, ist es oft zweckmäßiger, nur wenige Laptops zentral vorzuhalten. Diese können dann untereinander weitergereicht werden. Wird jedoch der Laptop einfach an den nächsten Mitarbeitenden übergeben, besteht die Gefahr, dass noch auf dem Gerät befindliche schutzbedürftige Daten weitergegeben werden. Außerdem ist es möglich, dass der Laptop mit Schadsoftware infiziert ist. Ohne eine geeignete Regelung kann schwer nachvollziehbar sein, wer den Laptop wann benutzt hat oder wer ihn zurzeit benutzt.