In fast allen Fällen ist es am wirtschaftlichsten, wenn sich mehrere Benutzende ein Faxgerät teilen. Daher werden diese in der Regel in Räumen aufgestellt, die alle Mitarbeitenden einer Institution betreten können, wie beispielsweise in Druckerräumen. Da hierdurch die Faxgeräte für alle Mitarbeitenden frei zugänglich sind, können auch alle Mitarbeitenden die empfangenen Faxsendungen lesen und so an vertrauliche Informationen gelangen.