ANEXO II

todos los criterios y procedimientos que se utilicen para elaborar el índice de referencia, en particular cómo utiliza el administrador los datos de cálculo, incluido el volumen específico de operaciones, las operaciones ejecutadas y notificadas, ofertas de compra y de venta, y cualquier otra información de mercado que emplee en su evaluación o los períodos o intervalos de evaluación, así como por qué se usa una determinada unidad de referencia, de qué modo recopila el administrador esos datos de cálculo, los criterios que presiden la valoración realizada por evaluadores, y cualquier otra información, como pueden ser hipótesis, modelos o extrapolaciones de los datos recopilados utilizados en la evaluación;

los procedimientos y prácticas destinados a asegurar la coherencia entre los evaluadores a la hora de realizar una valoración;

la importancia relativa que se asignará a cada criterio utilizado para el cálculo del índice de referencia, en particular el tipo de datos de cálculo utilizados, y el tipo de criterios utilizados para efectuar la valoración, de modo que se garantice la calidad e integridad del cálculo del índice de referencia;

los criterios dirigidos a determinar la cantidad mínima de datos de operaciones necesarios para el cálculo de un índice de referencia específico; si no se prevé tal límite, se especificarán las razones por las cuales no se establece un umbral mínimo, indicando los procedimientos aplicables cuando no existan datos de operaciones;

los criterios aplicables con respecto a los períodos de la evaluación en que los datos transmitidos no alcancen el umbral recomendado en la metodología en relación con los datos de operaciones o el nivel de calidad requerido por el administrador, especificando los posibles métodos alternativos de evaluación, incluidos modelos de estimación teóricos. Dichos criterios explicarán los procedimientos utilizados cuando no existan datos de operaciones;

los criterios aplicables en lo que respecta a la puntualidad en la aportación de los datos de cálculo y los medios utilizados para dicha aportación: comunicaciones electrónicas, telefónicas o de otro tipo;

los criterios y procedimientos aplicables con respecto a los períodos de evaluación en los que uno o más contribuidores transmitan datos de cálculo que constituyan una parte significativa del total de los datos de cálculo utilizados para el índice de referencia; el administrador definirá también dichos criterios y procedimientos qué constituye una parte significativa en relación con el cálculo de cada índice de referencia;

los criterios con arreglo a los cuales algunos datos de operaciones pueden excluirse del cálculo del índice de referencia.

los motivos por los que se adopte una determinada metodología, en particular cualquier técnica de ajuste de precios, y las razones por las cuales el período de tiempo o intervalo dentro del cual se admiten datos de cálculo constituye un indicador fiable de los valores del mercado físico;

el procedimiento de revisión interna y autorización de una determinada metodología, y la frecuencia con que se realice esa revisión;

el procedimiento de revisión externa de una determinada metodología, en particular los procedimientos dirigidos a lograr la aceptación de esta en el mercado consultando a los usuarios los cambios importantes de los procesos de cálculo del índice de referencia.

una notificación anticipada con plazos precisos que permita a los usuarios disponer de tiempo suficiente para analizar y realizar observaciones sobre los efectos de los cambios previstos, atendiendo a la ponderación que el administrador haga de las circunstancias globales;

que las observaciones de los usuarios y las respuestas del administrador a las mismas puedan ser conocidas por todos los usuarios del mercado tras un determinado plazo de consulta, salvo cuando quien efectúe las observaciones pida confidencialidad.

especificar los criterios que definan la materia prima objeto de una determinada metodología;

otorgar prioridad a los datos de cálculo según el siguiente orden, siempre que ello resulte coherente con la metodología que emplee:

cuando no se otorgue prioridad a las operaciones ejecutadas y notificadas, se explicarán las razones de ello, conforme a la obligación establecida en el punto 7, letra b);

adoptar medidas suficientes destinadas a asegurar que los datos de cálculo transmitidos y que entren en el cálculo de un índice de referencia hayan sido facilitados de buena fe, esto es, que quienes los transmitan hayan ejecutado o estén en condiciones de ejecutar las operaciones que generen esos datos de cálculo, y que las operaciones ejecutadas se hayan efectuado en condiciones equitativas de competencia recíproca, prestándose especial atención a las operaciones entre empresas asociadas;

establecer y aplicar procedimientos de detección de datos de operaciones anómalos o sospechosos, y llevar registros de las decisiones por las que se excluyan datos de operaciones del proceso de cálculo del índice de referencia por parte del administrador;

alentar a los contribuidores a transmitir todos aquellos de sus datos de cálculo que se ajusten a los criterios establecidos por el administrador en relación con el cálculo; el administrador, en la medida en que pueda y resulte razonable, velará por que los datos de cálculo transmitidos sean representativos de las operaciones de los contribuidores realmente ejecutadas, y

disponer de un sistema que prevea las medidas adecuadas para garantizar que los contribuidores cumplan los criterios aplicables del administrador en cuanto a la calidad e integridad de los datos de cálculo.

una explicación sucinta, pero suficiente para facilitar que los suscriptores o la autoridad competente de un índice de referencia puedan comprender el desarrollo del cálculo, indicando, como mínimo, el tamaño y liquidez del mercado físico evaluado (por ejemplo, el número y volumen de las operaciones transmitidas), el intervalo de volúmenes y el volumen medio, y el intervalo de precios y el precio medio, así como porcentajes indicativos de cada tipo de datos de cálculo incluidos en el cálculo; además, se indicarán los términos empleados en la metodología de determinación de precios, como «basado en operaciones», «basado en diferenciales» o «interpolado o extrapolado», y

una explicación sucinta de por qué razón y en qué medida se ha utilizado en el cálculo la discrecionalidad, en su caso, excluyendo datos que, en realidad, se ajustaban a los requisitos de la metodología pertinente para ese cálculo, basando los precios en diferenciales o interpolaciones o extrapolaciones, y ponderando las ofertas de compra y de venta a un valor más elevado que el de las operaciones ejecutadas.

especificar los criterios que determinen quién puede transmitir datos de cálculo al administrador;

disponer de procedimientos de control de calidad destinados a verificar la identidad de los contribuidores y cualquier transmitente que notifique datos de cálculo, así como la autorización de ese transmitente para notificar datos de cálculo en nombre de un contribuidor;

especificar qué criterios se aplican a los empleados de un contribuidor autorizados a transmitir datos de cálculo a un administrador en nombre de ese contribuidor; alentar a los contribuidores a transmitir datos de operaciones obtenidos de las funciones administrativas (back-office), y corroborar los datos con otras fuentes cuando los datos de operaciones procedan directamente de un operador, y

disponer de controles internos y procedimientos escritos destinados a detectar las comunicaciones entre contribuidores y evaluadores cuyo propósito sea influir en un cálculo en beneficio de una determinada posición de negociación (ya se trate de una posición del contribuidor, de sus empleados o de un tercero) o provocar que un evaluador infrinja las normas o directrices del administrador, o detectar contribuidores que sistemáticamente transmitan datos de operaciones anómalos o sospechosos. Tales procedimientos preverán, en la medida de lo posible, la posibilidad de que se intensifique la investigación por parte del administrador dentro de la empresa del contribuidor; los controles incluirán el cotejo de indicadores del mercado para validar la información transmitida.

adoptar y disponer de normas y directrices internas explicitas para seleccionar a los evaluadores, relativas en particular al nivel mínimo de formación, de experiencia y de aptitudes, y al procedimiento para un examen periódico de su competencia;

disponer de acuerdos que garanticen la posibilidad de realizar cálculos de forma coherente y regular;

planificar la continuidad y la sucesión de sus evaluadores a fin de garantizar que los cálculos se hagan coherentemente y corran a cargo de empleados que posean el grado de conocimientos necesario, y

establecer procedimientos de control interno que garanticen la integridad y fiabilidad de los cálculos; como mínimo, tales controles internos y procedimientos preverán la vigilancia permanente de los evaluadores, a fin de cerciorarse de que la metodología se aplique adecuadamente, así como procedimientos para el visto bueno interno por parte de un supervisor antes de presentar los precios para difundirlos en el mercado.

todos los datos de cálculo;

las valoraciones efectuadas por los evaluadores en el cálculo de cada índice de referencia;

si en un cálculo se ha excluido una determinada operación, que realmente se ajustaba a los requisitos de la metodología pertinente para ese cálculo, y las razones de ello;

la identidad de cada evaluador y de cualquier otra persona que haya transmitido o generado de algún modo información contemplada en las letras a), b) o c).

garantizar que los cálculos de los índices de referencia no se vean influidos por la existencia real o potencial de un interés o una relación comercial, ya sea personal o profesional, entre el administrador o sus asociadas, su personal, sus clientes, cualquier participante en el mercado o personas conexas a ellos;

garantizar que los intereses personales y las relaciones profesionales del personal del administrador no comprometan las funciones de este, como puede ocurrir en caso de empleo en el exterior, viajes y aceptación de actividades recreativas, regalos u hospitalidad ofrecidos por clientes del administrador u otros participantes en el mercado de materias primas;

garantizar, en el caso de que se detecten conflictos, una adecuada separación de funciones en el administrador en términos de supervisión, remuneración, acceso a los sistemas y flujos de información;

garantizar la confidencialidad de la información transmitida al administrador o que este elabore, sin perjuicio de las obligaciones de información previstas en el presente Reglamento;

prohibir a los directivos, evaluadores y otros empleados del administrador que contribuyan a la determinación de un índice de referencia mediante la participación en ofertas de compra o de venta y transacciones, ya sea a título personal o en nombre de participantes en el mercado, y

prever medidas eficaces frente a los conflictos de intereses que se considere pueden existir entre la actividad de elaboración de índices de referencia del administrador (incluidos todos los empleados responsables de la misma o que tengan otros cometidos conexos al cálculo de índices de referencia) y otras actividades del administrador.

que dicho administrador aplique satisfactoriamente lo dispuesto en el presente Reglamento, y

que los diferentes cometidos estén claramente delimitados y no entren o den la impresión de entrar en conflicto entre sí.

los abonados del índice de referencia puedan denunciar que un determinado cálculo de un índice de referencia no es representativo del valor de mercado, los cambios que esté previsto introducir en dicho cálculo, la aplicación de una metodología en relación con el cálculo de un determinado índice de referencia y otras decisiones que afecten a los procesos de cálculo del índice;

disponga de un plazo fijado como objetivo para el proceso de tramitación de las reclamaciones;

las reclamaciones formales contra un administrador y su personal sean investigadas por dicho administrador objetiva y oportunamente;

la investigación se lleve a cabo sin la intervención de ningún miembro del personal que pueda estar involucrado en el objeto de la reclamación;

el administrador procure terminar la investigación a la mayor brevedad;

el administrador informe al reclamante y a cualquier tercero pertinente sobre el resultado de la investigación, por escrito y en un plazo razonable;

pueda recurrirse a un tercero independiente designado por el administrador en caso de que un reclamante no quede satisfecho con la forma en que el administrador haya tramitado su reclamación o con la decisión del administrador con respecto a la situación planteada en el plazo máximo de seis meses a contar desde la fecha de la reclamación inicial, y

todos los documentos relativos a una reclamación, incluidos los presentados por el reclamante y los propios registros del administrador, se conserven durante como mínimo cinco años.