Wenn die in einem Besprechungs-, Veranstaltungs- oder Schulungsraum teils stationär verbauten Datenträger, IT-Systeme, Zubehör, Software oder Daten gestohlen werden, entstehen einerseits Kosten für die Wiederbeschaffung sowie für die Wiederherstellung eines arbeitsfähigen Zustandes. Andererseits kann der Besprechungs-, Veranstaltungs- oder Schulungsraum aufgrund mangelnder Verfügbarkeit der Geräte anschließend nur eingeschränkt genutzt werden. Dies verursacht möglicherweise Engpässe bei der Raumbelegung. Darüber hinaus können vertrauliche Informationen gestohlen, missbraucht oder weitergegeben werden.

Gestohlen werden neben teuren IT-Systemen häufig auch mobile Endgeräte, die unauffällig und leicht zu transportieren sind. Sind die Besprechungs-, Veranstaltungs- oder Schulungsräume nicht beaufsichtigt oder die IT-Systeme nicht ausreichend gesichert, kann die Technik dementsprechend schnell und unauffällig entwendet werden. Dies gilt ganz besonders, wenn beispielsweise in Besprechungspausen die Räumlichkeiten nicht verschlossen werden.