10. Sisäisen valvonnan järjestelmän täytäntöönpano

Ylimmän hallintoelimen tulisi olla vastuussa sisäisen valvonnan järjestelmän, menettelyjen ja mekanismien luomisesta ja niiden riittävyyden ja vaikuttavuuden seurannasta sekä kaikkien liiketoiminta-alojen ja sisäisten yksiköiden, mukaan luettuna sisäisen valvonnan toimintojen (kuten säännösten noudattamisen, riskinhallinnan ja sisäisen tarkastuksen toimintojen, jos sellaisia on) valvonnasta. ART:ien liikkeeseenlaskijan tulisi laatia asianmukaiset kirjalliset sisäisen valvonnan käytännöt, mekanismit ja menettelyt sekä ylläpitää ja päivittää niitä säännöllisesti. Periaatteiden tulee olla ylimmän hallintoelimen hyväksymiä. Jos riskienhallintatoimintoa ei ole perustettu, ylin hallintoelin vastaa asianmukaisten riskienhallintamenettelyjen ja -käytäntöjen luomisesta, päivittämisestä ja seurannasta.

ART:ien liikkeeseenlaskijalla tulisi olla selkeä, avoin ja dokumentoitu päätöksentekomenettely ja selkeä vastuunjako ja toimivalta sisäisen valvonnan järjestelmässään, joka kattaa sen liiketoiminta-alueet, sisäiset yksiköt ja sisäiset valvontatoiminnot.

ART:ien liikkeeseenlaskijoiden tulisi tiedottaa käytännöistään, mekanismeistaan ja menettelyistään koko henkilöstölle ja joka kerta, kun niihin on tehty olennaisia muutoksia.

Sisäisten valvontatoimintojen tulisi tarkistaa, että sisäisen valvonnan järjestelmässä määritetyt käytännöt, mekanismit ja menettelyt pannaan täytäntöön oikealla tavalla niiden toimivaltuuksiin kuuluvilla osa-alueilla.

Sisäisten valvontatoimintojen tulisi toimittaa ylimmälle hallintoelimelle säännöllisesti kirjallisia raportteja, joissa tuodaan esiin vakavia havaittuja puutteita. Näiden raporttien tulisi sisältää kunkin uuden havaitun puutteen osalta siihen liittyvät keskeiset riskit, vaikutusten arviointi, suositukset ja suoritettavat korjaavat toimenpiteet. Ylimmän hallintoelimen tulisi suorittaa sisäisten valvontatoimintojen havaintojen pohjalta oikea-aikaista ja tehokasta seurantaa ja vaatia asianmukaisia korjaavia toimia. Havaintoja ja suoritettuja korjaavia toimenpiteitä varten tulisi luoda muodollinen seurantamenettely.