18 artikla 3.

Jos ilmoittamiseen käytetään puhelinlinjaa tai muuta ääniviestijärjestelmää, joka ei nauhoita keskustelua, yksityisen ja julkisen sektorin oikeushenkilöillä ja toimivaltaisilla viranomaisilla on oikeus dokumentoida suullinen ilmoitus ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilöstön jäsenen keskustelusta kirjoittaman tarkan pöytäkirjan muodossa. Yksityisen ja julkisen sektorin oikeushenkilöiden ja toimivaltaisten viranomaisten on annettava ilmoittavalle henkilölle mahdollisuus tarkistaa, korjata ja hyväksyä allekirjoituksellaan keskustelusta laadittu pöytäkirja.