BTO Anforderungen an die Aufbau- und Ablauforganisation

Dieses Modul stellt vor allem Anforderungen an die Aufbau- und Ablauforganisation im Kredit-, Handels- und Immobiliengeschäft dar. Eine vereinfachte Umsetzung ist zulässig, wenn Größe, Geschäftsschwerpunkte und Risikosituation des Instituts dies rechtfertigen.

Für die Zwecke dieses Rundschreibens werden im Kredit-, Handels- und Immobiliengeschäft folgende Bereiche unterschieden:

• a) Markt (Kredit): initiiert Kreditgeschäfte und gibt ein Votum,
• b) Markt (Immobilien): initiiert Immobiliengeschäfte und gibt ein Votum,
• c) Marktfolge (Kredit): gibt ein weiteres Votum bei Kreditentscheidungen,
• d) Marktfolge (Immobilien): gibt ein weiteres Votum bei Immobiliengeschäften,
• e) Handel.

Darüber hinaus werden folgende Funktionen unterschieden:

• f) Risikocontrolling: Überwachung und Kommunikation der Risiken,
• g) Abwicklung und Kontrolle der Handelsgeschäfte. Die Bereiche Markt (lit. a und b) und Marktfolge (lit. c und d) können bei Kredit- und Immobiliengeschäften identisch besetzt sein.

Erläuterung

Erläuterungen zur Verwendung der Begriffe „Bereich“ und „Stelle“

Eine „vom Markt und Handel unabhängige Stelle“ kann auch innerhalb der Geschäftsleiterlinie Handel bzw. Markt angesiedelt sein. Ein „Bereich außerhalb des Handels und Marktes“ liegt nur dann vor, wenn dieser bis einschließlich der Ebene der Geschäftsleitung vom Handel und Markt getrennt ist.

Die Aufbauorganisation ist so zu gestalten, dass Markt (Kredit) und Handel bis einschließlich Geschäftsleiterebene von Marktfolge (Kredit), Risikocontrolling, Handelsabwicklung sowie von weiteren Bereichen bzw. Funktionen organisatorisch getrennt sind (BTO 1.1 Tz. 7, BTO 1.2 Tz. 1, BTO 1.2.4 Tz. 1, BTO 1.2.5 Tz. 1 und BTO 1.4 Tz. 2). Gleiches gilt für den Bereich Markt (Immobilien) gegenüber Marktfolge (Immobilien), Risikocontrolling und der in BTO 3.2 Tz. 3 genannten Funktion (sachverständige Personen). Eine aufbauorganisatorische Trennung bis einschließlich der Ebene der Geschäftsleitung umfasst die fachliche und disziplinarische Trennung der Verantwortlichkeiten.

Erläuterung

Funktionstrennung bei CRD-Drittstaatenzweigstellen

Bei CRD-Drittstaatenzweigstellen ist eine Abweichung zulässig, sofern die fachliche Trennung der Verantwortlichkeiten dem Prinzip der Funktionstrennung bis einschließlich Geschäftsleiterebene entspricht.

Die Trennung der Funktionen gilt auch im Vertretungsfall. Die Vertretung darf durch einen qualifizierten Mitarbeiter unterhalb der Geschäftsleitung erfolgen.

Die Mitwirkung des für das Risikocontrolling zuständigen Geschäftsleiters in einem risikosteuernden Ausschuss der Geschäftsleitung verletzt nicht den Grundsatz der Funktionstrennung.

Wesentliche Rechtsrisiken sind grundsätzlich in einer vom Markt und Handel unabhängigen Stelle (z. B. der Rechtsabteilung) zu überprüfen.

Bei IKT-gestützter Bearbeitung ist die Funktionstrennung durch entsprechende Verfahren und Schutzmaßnahmen sicherzustellen.