5.3 Processi dei comitati

I comitati dovrebbero informare regolarmente l’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica.

I comitati dovrebbero interagire tra loro, ove opportuno. Fatto salvo il punto 51, tale interazione potrebbe assumere la forma di partecipazione incrociata, in modo tale che il presidente o un membro di un comitato possa essere anche membro di un altro comitato.

(¹⁴ ) Come definito nella sezione 9.3 degli orientamenti congiunti dell’ESMA e dell’ABE sulla valutazione dell’idoneità dei membri dell’organo di gestione e del personale che riveste ruoli chiave ai sensi delle direttive 2013/36/UE e 2014/65/UE.

(¹⁵ ) Orientamenti dell’ABE su sane politiche di remunerazione ai sensi dell’articolo 34, paragrafo 3, della direttiva (UE) 2019/2034.

I membri dei comitati dovrebbero impegnarsi in discussioni aperte e con spirito critico, durante le quali i pareri dissenzienti siano discussi in modo costruttivo.

I comitati dovrebbero documentare gli ordini del giorno delle rispettive riunioni nonché i relativi risultati e conclusioni principali.

Il comitato dei rischi dovrebbe quantomeno:

• a. avere accesso a tutte le informazioni e a tutti i dati pertinenti necessari allo svolgimento del loro ruolo, incluse le informazioni e i dati provenienti da funzioni societarie e di controllo pertinenti (ad es. di tipo legale, finanziario, quelli relativi a risorse umane, informatica, audit interno, rischi e conformità, incluse informazioni sulla conformità ai requisiti in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo e informazioni aggregate su segnalazioni di operazioni sospette e fattori di rischio legati al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo);
• b. ricevere periodicamente relazioni, informazioni ad hoc, comunicazioni e pareri da parte dei responsabili delle funzioni di controllo interno, relativamente al profilo di rischio corrente dell’impresa di investimento, alla sua cultura del rischio e ai suoi limiti in tale ambito, nonché in merito a ogni violazione sostanziale (¹⁶ ) che possa verificarsi, corredati di informazioni dettagliate e raccomandazioni sulle misure correttive adottate, da adottare o consigliare per farvi fronte; riesaminare su base periodica e prendere decisioni per quanto concerne contenuto, formato e frequenza delle informazioni sul rischio da comunicare loro; e
• c. laddove necessario, garantire l’adeguato coinvolgimento delle funzioni di controllo interno e di altre funzioni pertinenti (risorse umane, affari giuridici e finanze) nelle loro rispettive aree di competenza e/o consultare un esperto esterno per un parere.