OPS.1.2.4 Telearbeit

Alle relevanten Aspekte der Telearbeit MÜSSEN geregelt werden. Zu Informationszwecken MÜSSEN den Telearbeitenden die geltenden Regelungen oder ein dafür vorgesehenes Merkblatt ausgehändigt werden, das die zu beachtenden Sicherheitsmaßnahmen erläutert. Alle strittigen Punkte MÜSSEN entweder durch Betriebsvereinbarungen oder durch zusätzlich zum Arbeitsvertrag getroffene individuelle Vereinbarungen zwischen dem Mitarbeitenden und der Institution geregelt werden. Die Regelungen MÜSSEN regelmäßig aktualisiert werden.

Es MÜSSEN sicherheitstechnische Anforderungen festgelegt werden, die ein IT-System für die Telearbeit erfüllen muss.

Es MUSS sichergestellt werden, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Telearbeitsrechnern haben. Darüber hinaus MUSS der Telearbeitsrechner so abgesichert werden, dass er nur für autorisierte Zwecke benutzt werden kann.

Anhand eines Leitfadens MÜSSEN die Mitarbeitenden für die Gefahren sensibilisiert werden, die mit der Telearbeit verbunden sind. Außerdem MÜSSEN sie in die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen der Institution eingewiesen und im Umgang mit diesen geschult werden. Die Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen für Mitarbeitenden SOLLTEN regelmäßig wiederholt werden.

Es SOLLTE ein Sicherheitskonzept für die Telearbeit erstellt werden, das Sicherheitsziele, Schutzbedarf, Sicherheitsanforderungen sowie Risiken beschreibt. Das Konzept SOLLTE regelmäßig aktualisiert und überarbeitet werden. Das Sicherheitskonzept zur Telearbeit SOLLTE auf das übergreifende Sicherheitskonzept der Institution abgestimmt werden.

Es SOLLTE klar geregelt werden, welche Kommunikationsmöglichkeiten bei der Telearbeit unter welchen Rahmenbedingungen genutzt werden dürfen. Die dienstliche und private Nutzung von Internetdiensten bei der Telearbeit SOLLTE geregelt werden. Dabei SOLLTE auch geklärt werden, ob eine private Nutzung generell erlaubt oder unterbunden wird.

Ein regelmäßiger innerbetrieblicher Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitenden und der Institution SOLLTE gewährleistet sein. Alle Mitarbeitenden SOLLTEN zeitnah über geänderte Sicherheitsanforderungen und andere sicherheitsrelevante Aspekte informiert werden. Allen Kollegen und Kolleginnen der jeweiligen Mitarbeitenden SOLLTE bekannt sein, wann und wo diese erreicht werden können. Technische und organisatorische Telearbeitsregelungen zur Aufgabenbewältigung, zu Sicherheitsvorfällen und sonstigen Problemen SOLLTEN geregelt und an die Mitarbeitenden kommuniziert werden.

Für Telearbeitsplätze SOLLTE ein spezielles Betreuungs- und Wartungskonzept erstellt werden. Darin SOLLTEN folgende Aspekte geregelt werden: Kontaktperson des IT-Betriebs, Wartungstermine, Fernwartung, Transport der IT-Geräte und Einführung von Standard-Telearbeitsrechnern. Damit die Mitarbeitenden einsatzfähig bleiben, SOLLTEN für sie Kontaktpersonen für Hard- und Softwareprobleme benannt werden.

Bevor ein Telearbeitsplatz eingerichtet wird, SOLLTE eine Anforderungsanalyse durchgeführt werden. Daraus SOLLTE z. B. hervorgehen, welche Hard- und Software-Komponenten für den Telearbeitsplatz benötigt werden. Die Anforderungen an den jeweiligen Telearbeitsplatz SOLLTEN mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt werden. Es SOLLTE immer festgestellt und dokumentiert werden, welchen Schutzbedarf die am Telearbeitsplatz verarbeiteten Informationen haben.