Für viele Anwendungszwecke und Einsatzmöglichkeiten werden die unterschiedlichsten Software-Lösungen auf dem Markt angeboten. Wird eine unpassende Software, die nicht den Anforderungen der Institution entspricht, ausgewählt, dann kann der Betrieb erheblich gestört werden. Dateiformate könnten zum Beispiel nicht mit bereits eingesetzten Programmen kompatibel sein oder neue Produkte einen zu geringen Funktionsumfang haben. Das kann zu Leistungsverlusten, Störungen oder Fehlern innerhalb der Geschäftsprozesse führen.

Insbesondere wenn die Software nicht die Sicherheitsanforderungen der Institution erfüllt, könnten die mit der Software verarbeiteten Daten offengelegt oder manipuliert werden, z. B. wenn Login-Funktionen von Anwendungen nicht für die geplante Einsatzumgebung in einem offenen Datennetz konzeptioniert worden sind.