Wenn z. B. Mitarbeitende die Fenster und Türen nach Verlassen eines Besprechungs-, Veranstaltungs- oder Schulungsraumes nicht schließen oder vertrauliche Informationen von einem Whiteboard oder Flipchart nicht entfernt werden, können diese Informationen unberechtigt eingesehen werden. Generell sollte den Mitarbeitenden daher entsprechende Regelungen an die Hand gegeben werden, sodass entsprechende Sicherheitslücken nicht auftreten können. Regelungen lediglich festzulegen sichert aber noch nicht, dass sie auch beachtet werden und der Betrieb störungsfrei ist. Viele Probleme entstehen, wenn Regelungen zwar vorhanden, aber den Mitarbeitenden nicht bekannt sind. Oft wissen Mitarbeitende z. B. nicht, dass Fenster und Türen nach Besprechungen verschlossen werden müssen oder wie sie mit den im Besprechungsraum vorhandenen Arbeitsmitteln (z. B. Technik oder Flipchart) umgehen sollen.