Trotz regelmäßiger, gegensätzlicher Empfehlung werden oft auch wichtige Daten ausschließlich lokal abgespeichert. Beispielsweise werden Daten häufig in lokalen Verzeichnissen abgelegt, statt auf einem zentralen Dateiserver. Auch E-Mails werden häufig nur lokal archiviert. So können etwa bei Hardwaredefekten leicht Daten verloren gehen. Werden für die Institution wichtige Daten zerstört oder verfälscht, können dadurch Geschäftsprozesse und Fachaufgaben verzögert oder sogar ganz verhindert werden. Insgesamt kann der Verlust gespeicherter Daten neben einem Arbeitsausfall und den Kosten für eine Wiederbeschaffung auch zu langfristigen Konsequenzen wie beispielsweise Vertrauenseinbußen bei Geschäftsbeziehungen sowie einem negativen Eindruck in der Öffentlichkeit führen. Durch die von den durch Datenverluste verursachten direkten und indirekten Schäden können Institutionen im Extremfall in ihrer Existenz bedroht sein.

Werden wichtige Daten ausschließlich lokal gehalten, können andere Personen außerdem nicht darauf zugreifen, etwa im Vertretungsfall bei Urlaub oder Krankheit.

Auch wenn grundsätzliche Vorgaben zur zentralen Speicherung eingehalten werden, werden oftmals zusätzlich lokale Kopien der zentral gespeicherten Daten angelegt. Dies führt nicht nur häufig zu inkonsistenten Versionsständen, sondern auch dazu, dass Daten entweder vorschnell oder nicht wie notwendig gelöscht werden.