Wenn Mitarbeitende die Fenster und Türen nach Verlassen des Datenträgerarchivs nicht schließen oder verschließen, können Datenträger oder andere Informationen entwendet werden. Sensible Informationen könnten dann von unberechtigten Personen eingesehen oder weitergegeben werden. Wenn Mitarbeitenden die entsprechenden Regelungen nicht hinreichend bekannt sind, können Sicherheitslücken auftreten. Regelungen lediglich festzulegen ist nicht ausreichend. Sie müssen beachtet werden, damit der Betrieb störungsfrei ist. Viele Probleme entstehen, wenn Regelungen zwar vorhanden, aber nicht bekannt sind.