BES.5 Auswahl von Produkten und Dienstleistungen - Zusammenarbeit

Beschaffungsmanagement für Dienstleistungen SOLLTE Kompetenzen in Informationssicherheit, die von den Mitarbeitern des Lieferanten verlangt werden, vereinbaren.

Erläuterung

Dient dem Ziel, Risiken durch unzureichend geschultes Personal zu minimieren. Ohne solche Vorgaben könnte es dazu kommen, dass Dienstleister vertrauliche Daten versehentlich preisgeben, schwache Passwörter verwenden oder Phishing-Angriffe nicht erkennen. Durch die Vereinbarung von Mindestkompetenzen kann erreicht werden, dass Dienstleister Sicherheitsrichtlinien verstehen, Bedrohungen frühzeitig identifizieren und im Einklang mit den Schutzinteressen der Institution handeln. Im Kontext bedeutet Kompetenzen in Informationssicherheit, dass Mitarbeiter des Lieferanten über Wissen, Fähigkeiten und Verhalten verfügen, die erforderlich sind, um mit vertraulichen Informationen und IT-Systemen angemessen sicher umzugehen. Dies kann grundlegendes Verständnis für sichere Passwörter und mobile Geräte umfassen, aber auch Kenntnisse zu branchenspezifischen Sicherheitsverfahren oder zum Umgang mit sensiblen Kundendaten. Eine sinnvolle Umsetzung kann zum Beispiel beinhalten, dass die Institution in den Verträgen mit Lieferanten konkrete Mindestanforderungen an Schulungen und Zertifikate definiert, etwa: (1) Einführungsschulungen zu IT-Sicherheitsgrundlagen, (2) regelmäßige Auffrischungen zu Themen wie Social Engineering oder sichere Datennutzung, (3) Nachweise über spezielle Fachkenntnisse, wenn besonders sensible Daten verarbeitet werden. Praktisch kann eine Institution durch standardisierte Schulungsprogramme, die Überprüfung von Zertifikaten (z. B. ISO/IEC- oder BSI-bezogene Qualifikationen) oder durch kurze Wissens-Checks im Rahmen der Dienstleister-Onboarding-Prozesse sicherstellen, dass vereinbarte Kompetenzen tatsächlich vorhanden sind.

Beschaffungsmanagement für Outsourcing SOLLTE die Einhaltung einer bestimmten Dienstgüte anhand von [Kriterien] vereinbaren.

Erläuterung

Dienstgüte (engl. Service Quality oder Service Level) beschreibt das messbare Leistungsniveau, das ein externer Anbieter dauerhaft erbringen soll. Sie wird üblicherweise in Service Level Agreements (SLA) festgelegt und kann Aspekte wie Reaktionszeiten, Verfügbarkeiten, Fehlerraten oder Sicherheitsstandards betreffen. Die Kriterien können z. B. Verfügbarkeit (in %), maximale Wiederherstellungszeiten (Recovery Time Objective, RTO), Datensicherheitsmaßnahmen, Supportzeiten oder Nachweisintervalle für Penetrationstests sein. Der Zweck dieser Vorgabe liegt darin, Risiken unklarer Leistungs- oder Sicherheitsverantwortung zu vermeiden, die im Falle unpräziser oder fehlender Dienstgütezusagen zu Ausfällen, Datenverlusten oder unzureichenden Sicherheitsreaktionen führen könnten. Eine klar definierte und überprüfbare Dienstgüte kann dagegen Transparenz schaffen, die Vergleichbarkeit von Anbietern erleichtern und die Resilienz ausgelagerter Prozesse erhöhen. Dabei sind möglichst objektivierte, quantitative Kriterien deutlich nachvollziehbarer und eindeutiger als einfache Beschreibungen wie "gut". Ein Beipiel ist eine Mindestverfügbarkeit von 99% für einen Server, auf dem hochverfügbare Daten gespeichert werden. Neben einzuhaltenden Mindestkriterien bietet es sich hier auch an optionale Qualitätskriterien festzulegen, bei deren Erfüllung höhere Preise akzeptiert werden, um ein "Race to the bottom" im Wettbewerb der Anbieter um die Institution zu vermeiden, da ein rein preisorientierter Wettlauf auf Kosten der Sicherheit gehen könnte.

Beschaffungsmanagement für Einkäufe SOLLTE die Übereinstimmung mit Compliance-Verpflichtungen vereinbaren.

Erläuterung

Hierzu gehören beispielsweise der Schutz personenbezogener Daten, geistige Eigentumsrechte von interessierten Parteien oder Dritten. Aufgrund unterschiedlicher Rechtssetzung und -durchsetzung sind dabei insbesondere Verarbeitungsstandorte zwischen Inland, EU und außereuropäischem Ausland zu unterscheiden.

Beschaffungsmanagement für Einkäufe SOLLTE Informationssicherheitskontrollmechanismen vereinbaren.

Erläuterung

Genaue und vollständige Beschreibung der Mechanismen, insbesondere zur Zugriffskontrolle durch Mehr-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Daten beim Transport und bei der Speicherung, Härtung von Systemen, Überwachung sicherheitsrelevanter Ereignisse oder zum Schwachstellenmanagement.

Beschaffungsmanagement für Dienstleistungen SOLLTE Regelungen zur Nutzung der Daten und damit verbundenen Assets vereinbaren.

Erläuterung

Hierzu zählen z.B. Zugriffsregelungen und Regelungen darüber unter welchen Bedingungen (Ort, Zeit, etc.) Daten genutzt werden dürfen. Darüber hinaus gehören auch Regelungen dazu, wann eine Nutzung aus Sicht der Institution explizit nicht akzeptabel ist.

Beschaffungsmanagement für Einkäufe SOLLTE Regelungen für die Vergabe von Unteraufträgen vereinbaren.

Erläuterung

Unter einem „Unterauftrag“ versteht man in diesem Kontext die vollständige oder teilweise Weitergabe vertraglich geschuldeter Leistungen an Dritte, z.B. einem Subunternehmer (Subcontractor). Relevant ist, dass die Institution nicht nur mit dem direkten Vertragspartner in einer vertraglichen Beziehung steht, sondern durch Unteraufträge auch indirekt Abhängigkeiten und Risiken entstehen könnten. Ohne klare Vereinbarungen könnte es dazu kommen, dass Unterauftragnehmer geringere Sicherheitsstandards einhalten, vertrauliche Informationen unzureichend schützen oder den vereinbarten Leistungsumfang nicht vollständig erfüllen. Beispielsweise könnte ein IT-Dienstleister einen Teil der Softwareentwicklung an ein externes Team in einem Land mit niedrigeren Datenschutzstandards auslagern, was zu Datenabfluss, Urheberrechtsverletzungen oder unkontrollierten Zugriffswegen führt. Auch Lieferkettenmanipulationen, etwa durch den Austausch von Hardware-Komponenten gegen kompromittierte Bauteile, können so unbemerkt ihren Weg in kritische Systeme finden. Umgesetzt werden kann die Anforderung beispielsweise dadurch, dass (1) die Institution in Verträgen festhält, ob und in welchem Rahmen Unteraufträge zulässig sind. Eine weitere praxisnahe Maßnahme kann sein, (2) Subunternehmer nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Institution zuzulassen und dabei (3) bestimmte Kategorien wie kritische IT-Dienstleistungen oder Datenverarbeitung ausdrücklich zu kennzeichnen. Technisch kann vertraglich vereinbart werden, dass Subunternehmer mindestens gleichwertige Sicherheitsstandards nachweislich erfüllen und dies regelmäßig auditiert werden kann.

Beschaffungsmanagement für Einkäufe KANN eine Schulung zur Nutzung gelieferter Sicherheitsmechanismen vereinbaren.

Erläuterung

Sicherheitsmechanismen sind in diesem Kontext technische oder organisatorische Schutzfunktionen, die in gelieferten Produkten, Systemen oder Diensten bereits vorgesehen sind, beispielsweise Verschlüsselungsfunktionen, Zugriffskontrollen oder Protokollierungsfunktionen. Ziel der Anforderung ist es, dass diese Schutzfunktionen von den Mitarbeitenden der Institution auch tatsächlich verstanden und korrekt angewandt werden. Ohne entsprechende Schulung könnte es passieren, dass vorhandene Sicherheitsfunktionen ungenutzt bleiben oder falsch bedient werden, wodurch Daten kompromittiert oder unbefugt zugänglich werden könnten. Durch gezielte Unterweisungen kann das Potenzial solcher Mechanismen ausgeschöpft und die Widerstandsfähigkeit gegenüber Angriffen oder Fehlbedienungen erhöht werden. Die Umsetzung kann pragmatisch gestaltet werden: (1) Eine Institution kann bei der Lieferung von IT-Systemen mit dem Hersteller oder Dienstleister eine kurze Einweisung in die sicherheitsrelevanten Funktionen vereinbaren, beispielsweise zur richtigen Konfiguration einer Multifaktor-Authentisierung. (2) Bei komplexeren Produkten kann die Institution Trainingsmaterialien wie Handbücher, Videos oder interaktive Tutorials anfordern, die auf den Einsatz der bereitgestellten Sicherheitsfunktionen zugeschnitten sind. (3) Zusätzlich kann es hilfreich sein, eine kurze Praxisübung im Rahmen der Abnahme durchzuführen, in der Schlüsselmechanismen wie sichere Passwortänderung oder Rechtevergabe ausprobiert werden. Die Schulung kann je nach Bedarf als Vor-Ort-Einweisung, Remote-Sitzung oder durch strukturierte E-Learning-Module erfolgen.

Beschaffungsmanagement für Dienstleistungen SOLLTE für geistiges Eigentum, das während der Vertragslaufzeit entwickelt wird, die Eigentumsrechte vereinbaren.

Erläuterung

Geistiges Eigentum meint hier alle während der Vertragslaufzeit entstehenden immateriellen Schutzgüter wie Softwarecode, Datenmodelle, Konzepte, technische Dokumentationen oder urheberrechtlich geschützte Inhalte, die im Rahmen der Dienstleistungserbringung entwickelt oder verbessert werden. Der Sinn und Zweck einer vertraglichen Regelung der Eigentumsrechte liegt darin, sicherzustellen, dass die Institution dauerhaft Kontrolle und Nutzungsrechte über Ergebnisse behält, die für ihren Betrieb oder ihre Weiterentwicklung relevant sind. Ohne klare Festlegung könnte es zu Konflikten kommen, wenn ein Dienstleister etwa nach Projektende die weitere Nutzung einer entwickelten Lösung untersagt oder hohe Lizenzgebühren verlangt; eine vertragliche Klarheit kann dagegen rechtliche Auseinandersetzungen und Abhängigkeiten verhindern. Eine Umsetzung kann über konkrete Vertragsklauseln erfolgen, die präzise definieren, welche Partei Eigentum oder Nutzungsrechte an entwickelten Ergebnissen erhält und ob bestimmte Elemente (z. B. Standardbibliotheken des Dienstleisters) ausgenommen sind. Dazu kann die Institution (1) standardisierte Vertragsvorlagen mit abgestuften Rechtemodellen nutzen, (2) ein internes Prüfschema für alle externen Verträge etablieren, das die Einbindung der Rechtsabteilung vorsieht, und (3) bei komplexen Entwicklungsleistungen technische Dokumentationspflichten verankern, damit Eigentums- und Nutzungsrechte nachvollziehbar abgesichert sind. Praktisch kann es helfen, im Vertrag eine Übergabepflicht sämtlicher Quelltexte, Dokumentationen oder Zugangsdaten vorzusehen und diese an definierte Projektmeilensteine zu koppeln.

Beschaffungsmanagement für Dienstleistungen SOLLTE Regelungen für den Umgang mit Änderungen vereinbaren.

Erläuterung

Unkontrollierte oder unklare Änderungen bringen Risiken für die Verfügbarkeit, Integrität oder Vertraulichkeit von Informationen mit sich – etwa wenn ein Dienstleister plötzlich eine neue Softwareversion einführt, ohne die Auswirkungen auf Schnittstellen zu prüfen. Vereinbarte Prozesse für den Umgang mit Änderungen können dagegen sicherstellen, dass Abhängigkeiten transparent bleiben und Risiken im Vorfeld bewertet werden. Zur Umsetzung kann eine Institution mit Dienstleistern definieren, dass Änderungen vorab angekündigt und dokumentiert werden, z. B. durch ein Ticket- oder Freigabe-System, das beide Seiten einsehen können. Es kann hilfreich sein, verschiedene Kategorien von Änderungen (z. B. Standardänderungen, Notfalländerungen, größere Releases) zu vereinbaren und abhängig von der Kritikalität unterschiedliche Prüf- und Genehmigungsschritte festzulegen. Transparenz kann durch regelmäßige Änderungsberichte oder Dashboards erreicht werden, die auch historische Änderungen nachvollziehbar machen. Praktische Maßnahmen können sein: (1) Einführung eines Test- und Abnahmefensters vor produktiven Änderungen, (2) Einsatz von Versionskontrolle oder Änderungsprotokollen, um Auswirkungen gezielt zurückverfolgen zu können, (3) Einrichtung klarer Kommunikationswege, damit die Institution rechtzeitig von geplanten Änderungen erfährt und eigene Schutzmaßnahmen – etwa zusätzliche Backups – vorbereiten kann.

Beschaffungsmanagement für Einkäufe SOLLTE Regelungen für die Behandlung von Vorfällen vereinbaren.

Erläuterung

Ein Vorfall bezeichnet in diesem Zusammenhang jedes sicherheitsrelevante Ereignis, das zu einer Beeinträchtigung der Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit von Informationen oder IT-Diensten führen kann, etwa Datenabflüsse, unbefugte Zugriffe oder längerfristige Systemausfälle. Der Sinn und Zweck der Regelung liegt darin, mit Vertragspartnern abgestimmte Verfahren zu haben, um im Ernstfall schnell und koordiniert reagieren zu können. Ohne klare Vereinbarungen könnte wertvolle Zeit verloren gehen, es könnten unklare Zuständigkeiten entstehen oder Meldungen verzögert erfolgen. Mit abgestimmten Prozessen kann dagegen die Schadensbegrenzung beschleunigt, Transparenz über den Vorfall geschaffen und eine wirksame Ursachenanalyse ermöglicht werden. Hierzu gehört insbesondere die Benachrichtigung des Vertragspartners und die Zusammenarbeit zur Behebung von Vorfällen.

Beschaffungsmanagement für Outsourcing SOLLTE ein Recht des Auftraggebers zur Überprüfung der Sicherheitsprozesse und -maßnahmen, die im Zusammenhang mit dem Vertrag stehen, vereinbaren.

Erläuterung

Je nach Vereinbarung kann die Umsetzung durch ein vom Auftraggeber durchgeführtes Audit, eine Revision (Second Party Audit) oder eine Auditierung durch Dritte (Third Party Audit), z.B. im Rahmen einer Zertifizierung, erfolgen.

Beschaffungsmanagement für Dienstleistungen SOLLTE eine Pflicht des Lieferanten, den Auftraggeber regelmäßig über die Wirksamkeit der Sicherheitsmaßnahmen zu informieren, vereinbaren.

Erläuterung

Im konkreten Kontext bedeutet Wirksamkeit, dass die vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen des Lieferanten nicht nur formal existieren, sondern nachweislich den angestrebten Schutzzweck erfüllen – beispielsweise durch messbare Ergebnisse, dokumentierte Prüfberichte oder Nachweise aus internen Kontrollen. Der Auftraggeber ist hierbei die Institution, die eine Dienstleistung einkauft und deren Informationswerte geschützt werden sollen, während der Lieferant der erbringende externe Dienstleister ist, dessen Sicherheitspraktiken Einfluss auf diese Informationswerte haben. Regelmäßige Informationen können etwa Statusberichte, Prüfprotokolle oder Kennzahlen zu Sicherheitsvorfällen und deren Behandlung umfassen.

Beschaffungsmanagement für Dienstleistungen SOLLTE eine Verpflichtung des Lieferanten, Sicherungskopien regelmäßig bereitzustellen, vereinbaren.

Erläuterung

Der Zweck dieser Anforderung liegt in der Absicherung gegen Datenverlust durch technische Defekte, menschliche Fehler oder Schadsoftware. Ein fehlendes Backup könnte dazu führen, dass wichtige Kundendaten, Vertragsunterlagen oder Konfigurationsstände dauerhaft verloren gehen. Durch die vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung von Sicherungskopien kann die Institution ihre Datenhoheit behalten und Ausfälle oder Manipulationen deutlich schneller abfangen. Die Umsetzung kann beispielsweise so erfolgen, dass der Lieferant verpflichtet wird, Backups auf einem separaten, verschlüsselten Speichermedium bereitzustellen, welches der Institution in vereinbarten Intervallen übergeben wird. Zur Umsetzung kann ein Lieferant beispielsweise quartalsweise Berichte zu durchgeführten Penetrationstests, Schwachstellen-Scans oder Notfallübungen bereitstellen. Ebenso kann er standardisierte Dashboards mit Kennzahlen zu Sicherheitsvorfällen, Patchständen oder Awareness-Maßnahmen freigeben. Hilfreich kann auch sein, dass der Lieferant auf Anfrage gezielt Audit-Reports oder Zertifikate (z. B. SOC-2-Berichte, ISO 27001-Auditberichte) zur Verfügung stellt.

Beschaffungsmanagement für Outsourcing SOLLTE die Löschung von Daten während der Vertragslaufzeit im Einklang mit den Compliance-Verpflichtungen der Institution vereinbaren.

Erläuterung

Compliance-Verpflichtungen werden in der Praktik GC ermittelt. Die Umsetzung kann z.B. durch individuelle vertragliche Festlegung oder durch die Auswahl eines Dienstleisters, dessen Löschregelungen im Einklang mit den Compliance-Verpflichtungen stehen, erfolgen.