BES.8 Kompensierende Kontrollmechanismen

Beschaffungsmanagement für Einkäufe KANN die Bereithaltung alternativer Lieferanten verankern.

Erläuterung

Das Bereithalten alternativer Lieferanten kann dazu beitragen, Abhängigkeiten zu reduzieren und die Resilienz der Liefer- und Beschaffungskette zu erhöhen. Das ist insbesondere dann von großer Bedeutung, wenn ein einzelner, wichtiger Lieferant kurzfristig ausfällt – etwa durch Produktionsstörungen, Insolvenzen, Lieferengpässe, politische Sanktionen oder Cyberangriffe auf dessen Systeme. In solchen Fällen könnte die institutionseigene Versorgung mit kritischen Gütern oder Dienstleistungen gefährdet sein, was wiederum Ausfälle, Qualitätsmängel oder Vertragsstrafen nach sich ziehen könnte. Gerade bei sicherheitskritischen Komponenten, Spezialsoftware oder Ersatzteilen mit langen Vorlaufzeiten könnte das Fehlen einer zweiten Bezugsquelle zu erheblichen Betriebsunterbrechungen führen. Der Begriff „alternative Lieferanten“ meint in diesem Kontext qualifizierte Drittanbieter, die vergleichbare Produkte oder Leistungen in einer wirtschaftlich und technisch angemessenen Qualität und Menge wirksam bereitstellen können. „Angemessenheit“ bezieht sich hier auf den Grad, in dem ein alternativer Lieferant die Mindestanforderungen der Institution hinsichtlich Qualität, Sicherheit, Verfügbarkeit und Kompatibilität erfüllt, während „Wirksamkeit“ bedeutet, dass dieser im Bedarfsfall tatsächlich kurzfristig und ohne erhebliche Zusatzrisiken einspringen kann. Zur praktischen Umsetzung kann eine Institution zunächst identifizieren, für welche Materialien, Systeme oder Services ein Ausfall besonders kritisch wäre, und für diese gezielt alternative Bezugsquellen evaluieren. Dazu kann gehören, eine Lieferantenliste mit geprüften Zweitanbietern zu pflegen, Rahmenverträge vorzubereiten oder vereinbarte Notfallmengen zu definieren, die im Bedarfsfall abgerufen werden können. Eine Möglichkeit ist es, Testbestellungen bei alternativen Anbietern durchzuführen, um Qualität, Liefergeschwindigkeit und Kommunikationswege zu erproben. Ebenso kann es hilfreich sein, technische Spezifikationen so zu gestalten, dass mehrere Anbieter kompatible Produkte liefern können, um Lock-in-Effekte zu vermeiden.

Beschaffungsmanagement für Outsourcing KANN Verfahren zur Übertragung von Geschäftsprozessen für den Fall einer geplanten oder ungeplanten Beendigung des Vertrages verankern.

Erläuterung

Es empfiehlt sich diese Alternativen in einem Maßnahmenkatalog zu dokumentieren. Darin können z.B. alternative Dienstleister festgehalten werden, welche über das notwendige Niveau an Informationssicherheit verfügen, um den Prozess, welcher an den bisherigen Dienstleister ausgelagert wird, in gleichem Maße umzusetzen.

Beschaffungsmanagement für Outsourcing KANN ausreichende interne Ressourcen für den Fall einer geplanten oder ungeplanten Beendigung des Vertrages zuweisen.

Erläuterung

Die Bereithaltung ausreichender interner Ressourcen zielt hier darauf ab, für den Fall einer plötzlichen Einstellung der beschafften Dienste ausreichend ausgestattet zu sein, um einer übermäßigen Abhängigkeit gegenüber den Anbietenden von Outsourcing vorzubeugen. Zu den notwendigen Ressourcen gehört sowohl Personal, welches für die bei einem Ausfall des Dienstleisters erforderlichen Aufgaben qualifiziert ist, als auch die für diese Aufgaben erforderliche Infrastruktur (z.B. IT-Systeme, Anwendungslizenzen, Zugänge und Berechtigungen).

Beschaffungsmanagement für IT-Produkte KANN eine eigens für die Institution entwickelte Implementierung kritischer Komponenten vereinbaren.

Erläuterung

Dient dazu das Risiko zu mindern, dass sicherheitsrelevante Funktionen oder Integrationspunkte ungeeignet, unvollständig oder von Drittanbietern unzureichend abgesichert bereitgestellt werden. Kritische Komponenten sind dabei jene Hardware- oder Software-Bestandteile, deren Ausfall, Kompromittierung oder Fehlfunktion wesentliche Geschäftsprozesse beeinträchtigen oder sensible Daten gefährden könnte – etwa Kryptomodule, Authentifizierungsmechanismen, Schnittstellen zur Anbindung an interne Systeme oder sicherheitsrelevante Konfigurationsbausteine. Ohne gezielte Einflussnahme bei der Beschaffung könnte es beispielsweise vorkommen, dass ein Standardprodukt mit unsicheren Voreinstellungen geliefert wird, ein Modul nicht die für den Einsatzzweck erforderliche Verschlüsselung unterstützt oder herstellerseitige Updates nicht zeitnah bereitgestellt werden. Andererseits bergen selbst entwickelte Komponenten gegenüber Standardbeschaffungen das Risiko, dass die Eigenentwicklungen unzureichend getestet oder im Einsatz erprobt wurden. Daher ist vor einer Eigenentwicklung eine Risikoabschätzung sinnvoll. Typischerweise lohnt eine Eigenentwicklung sich nur wenn erhebliche Ressourcen für deren Absicherung vorhanden sind und der Vertraulichkeit oder Integrität eine stark erhöhte Bedeutung im Vergleich zu Standardprodukten zukommt. Eine Institution kann bei der Umsetzung dieser Anforderung gezielt in den Beschaffungsvertrag aufnehmen, dass bestimmte Komponenten nach definierten Vorgaben angepasst, gehärtet oder erweitert werden – beispielsweise eine erweiterte Protokollierungsfunktion in einer Verwaltungssoftware, eine abgesicherte Firmware-Konfiguration bei Netzwerkgeräten oder die Integration zusätzlicher Prüfmechanismen in eine Schnittstellen-API.

Beschaffungsmanagement für Dienstleistungen KANN ESCROW- bzw. Treuhandverträge vereinbaren.

Erläuterung

ESCROW- bzw. Treuhandverträge regeln die Verwertungs- und Bearbeitungsrechte (z.B. für eine Software sowie Herausgabefälle des Quellcodes) für den Fall, dass es zu Streitigkeiten oder Ausfällen der Dienstleister kommt. Hierzu gehören auch ggf. zur Nutzung erforderliche Begleitunterlagen oder Zugangsmittel wie Schlüssel oder Passwörter. Außerdem ist es zweckmäßig, vertraglich festzulegen, wie häufig Daten (z.B. Quellcode) hinterlegt und dokumentiert werden. Auch eine Regelung bzgl. der Geheimhaltungspflichten im Vertrag ist zu empfehlen.