Durch technisches Versagen, Unachtsamkeit, Unwissen und auch durch vorsätzliche Handlungen können vertrauliche Informationen offengelegt werden. Dabei können diese Informationen an unterschiedlichen Stellen vorliegen, z. B. auf Speichermedien innerhalb von IT-Systemen (wie Festplatten), auf austauschbaren Speichermedien (wie USB-Sticks oder optische Medien), in gedruckter Form auf Papier sowie auf Whiteboards oder Flipcharts. Werden Informationen unberechtigt gelesen oder preisgegeben, kann das schwerwiegende Folgen für die Institution haben, beispielsweise Verstöße gegen Gesetze, Wettbewerbsnachteile oder finanzielle Auswirkungen.