Viele Multifunktionsgeräte können digitalisierte Papierdokumente per E-Mail und Fax verschicken. Ohne besondere Schutzmaßnahmen können dadurch Informationen bewusst oder auch versehentlich an nicht autorisierte Empfänger oder Empfängerinnen gelangen. Benutzende könnten beispielsweise Adressen oder Telefonnummern falsch eingeben. Als Folge werden eventuell schutzbedürftige Daten unbeabsichtigt an falsche Empfänger oder Empfängerinnen gesendet. Außerdem können mithilfe der E-Mail- oder Fax-Funktion vertrauliche Unterlagen schnell nach außen gelangen.

Viele vernetzte Drucker lassen sich so konfigurieren, dass Druckaufträge aus dem Internet per E-Mail empfangen und gescannte Dokumente als E-Mail-Anhang versendet werden können. Dabei lässt sich die freie Eingabe der Absendendenadresse missbrauchen, um E-Mails unter fremden Namen an interne und externe Personen zu versenden.