In Faxgeräten können häufig Adressbücher und Verteilerlisten geführt werden. Wird ein Faxserver genutzt, können in der Regel über die Groupware ähnliche Adressbücher und Verteilerlisten an einer zentralen Stelle geführt werden, die von mehreren Benutzenden verwendet werden können. In den Adressbüchern können Nummern von Empfangenden gespeichert werden, sodass diese nicht bei jedem Faxversand neu eingegeben werden müssen. Zudem ist es möglich, über Verteilerlisten eine Gruppe von Empfangenden anzulegen und so Faxsendungen an mehrere Personen gleichzeitig zu verschicken.

Häufig werden einmal programmierte Nummern von Empfangenden oder Verteilerlisten nicht mehr kontrolliert, wenn ein Fax-Dokument versendet werden soll. Wenn Unbefugte die Adressbücher oder die Verteilerlisten am Faxgerät oder in der Groupware ändern, können so vertrauliche Informationen an die falschen Empfangenden gelangen. Außerdem kann es passieren, dass die vorgesehenen Empfangenden dringend benötigte Informationen nicht erhalten. Beispielsweise könnte eine Faxnummer im Adressbuch ausgetauscht oder weitere Empfangende in die Verteilerliste aufgenommen werden, ohne dass dies von den Verantwortlichen in der jeweiligen Institution bemerkt wird.