Článek 12 Zavedení a udržování systémů náležité péče, podávání zpráv a vedení záznamů

Za účelem výkonu náležité péče v souladu s článkem 8 hospodářské subjekty zavedou a průběžně aktualizují rámec postupů a opatření, aby zajistily, že relevantní produkty, které uvádějí na trh nebo vyvážejí, jsou v souladu s článkem 3 (dále jen „systém náležité péče“).

Hospodářské subjekty systém náležité péče nejméně jednou ročně přezkoumají. Pokud se dozvědí o novém vývoji, který by mohl systém náležité péče ovlivnit, aktualizují ho tak, aby tento vývoj zohlednily. Hospodářské subjekty uchovávají záznam o těchto aktualizacích svých systémů náležité péče po dobu pěti let.

Hospodářské subjekty, které nejsou malými a středními podniky, včetně mikropodniků, ani fyzickými osobami, podávají každoročně a veřejně v co nejširší míře, a to i prostřednictvím internetu, zprávy o svém systému náležité péče včetně opatření, která přijaly k plnění svých povinností stanovených v článku 8. Hospodářské subjekty, které spadají i do oblasti působnosti jiných právních aktů Unie, které stanoví požadavky týkající se náležité péče v hodnotovém řetězci, mohou plnit své oznamovací povinnosti podle tohoto odstavce tím, že požadované informace zahrnou do zpráv podávaných v souvislosti s těmito jinými právními akty Unie.

Aniž jsou dotčeny právní předpisy Unie o ochraně údajů, musí zprávy uvedené v odstavci 3 obsahovat tyto informace o relevantních komoditách a relevantních produktech:

Hospodářské subjekty uchovávají veškerou dokumentaci související s náležitou péčí, jako jsou všechny záznamy, opatření a postupy podle článku 8, po dobu nejméně pěti let. Na požádání ji zpřístupní příslušným orgánům.