Άρθρο 12 Δημιουργία και διατήρηση συστημάτων δέουσας επιμέλειας, υποβολή εκθέσεων και τήρηση αρχείων

Για να ασκούν τη δέουσα επιμέλεια σύμφωνα με το άρθρο 8, οι φορείς εκμετάλλευσης δημιουργούν και επικαιροποιούν πλαίσιο διαδικασιών και μέτρων ώστε να διασφαλίζεται ότι τα σχετικά παράγωγα προϊόντα που διαθέτουν στην αγορά ή εξάγουν συμμορφώνονται με το άρθρο 3 («σύστημα δέουσας επιμέλειας»).

Οι φορείς εκμετάλλευσης επανεξετάζουν το σύστημα δέουσας επιμέλειας τουλάχιστον μία φορά ετησίως. Σε περίπτωση που οι φορείς εκμετάλλευσης λάβουν γνώση νέων εξελίξεων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τη λειτουργία του συστήματος δέουσας επιμέλειας, οι φορείς εκμετάλλευσης επικαιροποιούν το σύστημα δέουσας επιμέλειας ώστε να ληφθούν υπόψη οι εν λόγω εξελίξεις. Οι φορείς εκμετάλλευσης τηρούν αρχείο των εν λόγω επικαιροποιήσεων των συστημάτων δέουσας επιμέλειας για πέντε έτη.

Οι φορείς εκμετάλλευσης που δεν εμπίπτουν στις κατηγορίες των ΜΜΕ, συμπεριλαμβανομένων των πολύ μικρών επιχειρήσεων ή των φυσικών προσώπων, δημοσιοποιούν σε ετήσια βάση όσον το δυνατόν ευρύτερα, μεταξύ άλλων και στο διαδίκτυο, πληροφορίες σχετικά με το σύστημα δέουσας επιμέλειάς τους, μεταξύ άλλων σχετικά με τα μέτρα που λαμβάνουν για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών τους όπως ορίζονται στο άρθρο 8. Οι φορείς εκμετάλλευσης που εμπίπτουν επίσης στο πεδίο εφαρμογής άλλων νομικών πράξεων της Ένωσης οι οποίες θεσπίζουν απαιτήσεις δέουσας επιμέλειας στην αξιακή αλυσίδα μπορούν να εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων βάσει της παρούσας παραγράφου συμπεριλαμβάνοντας τις απαιτούμενες πληροφορίες κατά την υποβολή εκθέσεων στο πλαίσιο των εν λόγω άλλων νομικών πράξεων της Ένωσης.

Με την επιφύλαξη της νομοθεσίας της Ένωσης για την προστασία των δεδομένων, οι εκθέσεις όπως αναφέρονται στην παράγραφο 3 περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες που αφορούν τα σχετικά βασικά και τα σχετικά παράγωγα προϊόντα:

Οι φορείς εκμετάλλευσης διατηρούν για τουλάχιστον πέντε έτη το σύνολο της τεκμηρίωσης που σχετίζεται με τη δέουσα επιμέλεια, όπως κάθε αρχείο, μέτρο και διαδικασία δυνάμει του άρθρου 8. Παρέχουν την εν λόγω τεκμηρίωση στις αρμόδιες αρχές κατόπιν αιτήματος.