Άρθρο 31 Απαιτήσεις που αφορούν τους κοινοποιημένους οργανισμούς

Ο κοινοποιημένος οργανισμός συγκροτείται βάσει του εθνικού δικαίου κράτους μέλους και διαθέτει νομική προσωπικότητα.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί πληρούν τις οργανωτικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις σχετικά με τη διαχείριση της ποιότητας, τους πόρους και τις διαδικασίες οι οποίες είναι απαραίτητες για την εκπλήρωση των καθηκόντων τους, καθώς και κατάλληλες απαιτήσεις κυβερνοασφάλειας.

Η οργανωτική δομή, η κατανομή ευθυνών, οι δίαυλοι αναφοράς και η λειτουργία των κοινοποιημένων οργανισμών διασφαλίζουν την εμπιστοσύνη στις επιδόσεις των κοινοποιημένων οργανισμών και στα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων αξιολόγησης της συμμόρφωσης που αυτοί διενεργούν.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί είναι ανεξάρτητοι από τον πάροχο συστήματος ΤΝ υψηλού κινδύνου σε σχέση με το οποίο εκτελούν δραστηριότητες αξιολόγησης της συμμόρφωσης. Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί είναι επίσης ανεξάρτητοι από κάθε άλλο φορέα εκμετάλλευσης που έχει οικονομικό συμφέρον σε αξιολογούμενα συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου, καθώς και από ενδεχόμενους ανταγωνιστές του παρόχου. Αυτό δεν αποκλείει τη χρήση αξιολογούμενων συστημάτων ΤΝ υψηλού κινδύνου που είναι αναγκαία για τις λειτουργίες του οργανισμού αξιολόγησης της συμμόρφωσης ή τη χρήση τέτοιων συστημάτων ΤΝ υψηλού κινδύνου για προσωπικούς σκοπούς.

Ούτε ο οργανισμός αξιολόγησης της συμμόρφωσης και τα διευθυντικά στελέχη του, ούτε το αρμόδιο για την εκτέλεση των καθηκόντων αξιολόγησης της συμμόρφωσης προσωπικό του δεν εμπλέκονται άμεσα στον σχεδιασμό, την ανάπτυξη, την εμπορία ή τη χρήση συστημάτων ΤΝ υψηλού κινδύνου, ούτε εκπροσωπούν τα μέρη που εμπλέκονται στις δραστηριότητες αυτές. Δεν αναλαμβάνουν καμιά δραστηριότητα που θα μπορούσε να θίξει την ανεξαρτησία της κρίσης και την ακεραιότητά τους σε σχέση με τις δραστηριότητες αξιολόγησης της συμμόρφωσης για τις οποίες είναι κοινοποιημένοι. Αυτό ισχύει ιδίως για τις συμβουλευτικές υπηρεσίες.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί οργανώνονται και λειτουργούν με τέτοιο τρόπο ώστε να διασφαλίζουν την ανεξαρτησία, την αντικειμενικότητα και την αμεροληψία των δραστηριοτήτων τους. Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί τεκμηριώνουν και εφαρμόζουν δομές και διαδικασίες για τη διασφάλιση της αμεροληψίας και την προώθηση και εφαρμογή των αρχών της αμεροληψίας σε όλα τα επίπεδα της οργάνωσής τους, του προσωπικού τους και των δραστηριοτήτων τους αξιολόγησης.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί διαθέτουν τεκμηριωμένες διαδικασίες οι οποίες διασφαλίζουν ότι τα μέλη του προσωπικού, οι επιτροπές, οι θυγατρικές και οι υπεργολάβοι τους, καθώς και κάθε άλλος συνδεδεμένος οργανισμός ή προσωπικό εξωτερικών φορέων, τηρούν, σύμφωνα με το άρθρο 78, την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών που αποκτούν κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων αξιολόγησης της συμμόρφωσης, εκτός αν η δημοσιοποίησή τους απαιτείται από τον νόμο. Το προσωπικό των κοινοποιημένων οργανισμών δεσμεύεται να τηρεί το επαγγελματικό απόρρητο για κάθε πληροφορία που περιέρχεται σε γνώση του κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό, εξαιρουμένων των πληροφοριών που αφορούν τις κοινοποιούσες αρχές του κράτους μέλους στο οποίο διεξάγονται οι δραστηριότητές τους.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί διαθέτουν διαδικασίες για την άσκηση των δραστηριοτήτων τους κατά τις οποίες λαμβάνονται υπόψη το μέγεθος του παρόχου, ο τομέας στον οποίο δραστηριοποιείται, η δομή του και ο βαθμός πολυπλοκότητας του σχετικού συστήματος ΤΝ.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί συνάπτουν κατάλληλη ασφάλιση αστικής ευθύνης για τις δραστηριότητες αξιολόγησης της συμμόρφωσης που ασκούν, εκτός αν την ευθύνη φέρει το κράτος μέλος στο οποίο εδρεύουν σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο ή αν το ίδιο το κράτος μέλος είναι άμεσα υπεύθυνο για την αξιολόγηση της συμμόρφωσης.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί είναι σε θέση να εκτελούν όλα τα καθήκοντά τους βάσει του παρόντος κανονισμού με τον ύψιστο βαθμό επαγγελματικής ακεραιότητας και την απαιτούμενη επάρκεια στον συγκεκριμένο τομέα, είτε τα καθήκοντα αυτά εκτελούνται από τους ίδιους τους κοινοποιημένους οργανισμούς είτε για λογαριασμό τους και υπό την ευθύνη τους.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί διαθέτουν επαρκείς εσωτερικές ικανότητες, ώστε να είναι σε θέση να αξιολογούν αποτελεσματικά τα καθήκοντα που εκτελούν εξωτερικοί φορείς για λογαριασμό τους. Ο κοινοποιημένος οργανισμός διαθέτει σε μόνιμη βάση επαρκές διοικητικό, τεχνικό, νομικό και επιστημονικό προσωπικό με πείρα και γνώσεις όσον αφορά τους σχετικούς τύπους συστημάτων ΤΝ, τα δεδομένα και την υπολογιστική δεδομένων, καθώς και όσον αφορά τις απαιτήσεις που ορίζονται στο τμήμα 2.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί συμμετέχουν στις δραστηριότητες συντονισμού όπως αναφέρονται στο άρθρο 38. Επίσης, λαμβάνουν μέρος άμεσα ή εκπροσωπούνται σε ευρωπαϊκούς οργανισμούς τυποποίησης ή διασφαλίζουν ότι γνωρίζουν και είναι ενήμεροι για τα σχετικά πρότυπα.