Άρθρο 3 Πεδίο εφαρμογής και διαδικασία των ανταλλαγών μεταξύ των ενδιαφερομένων και των φορέων

Άρθρο 3

Πεδίο εφαρμογής και διαδικασία των ανταλλαγών μεταξύ των ενδιαφερομένων και των φορέων

1.  Τα κράτη μέλη μεριμνούν ώστε να τίθενται στη διάθεση των ενδιαφερόμενων προσώπων οι πληροφορίες που απαιτούνται για να ενημερώνονται σχετικά με τις αλλαγές που επιφέρουν ο βασικός κανονισμός και ο κανονισμός εφαρμογής και για να μπορούν, συνεπώς, να ασκούν τα δικαιώματά τους. Τα κράτη μέλη μεριμνούν επίσης ώστε οι παρεχόμενες υπηρεσίες να είναι εύχρηστες.

2.  Τα πρόσωπα για τα οποία ισχύει ο βασικός κανονισμός υποχρεούνται να διαβιβάζουν στο σχετικό φορέα κάθε πληροφορία, έγγραφο ή δικαιολογητικό που απαιτείται για τον προσδιορισμό της κατάστασής των ίδιων ή της οικογένειάς τους, για τον προσδιορισμό και τη διατήρηση των δικαιωμάτων και υποχρεώσεών τους, καθώς και για τον προσδιορισμό της εφαρμοστέας νομοθεσίας και των υποχρεώσεών τους βάσει της νομοθεσίας αυτής.

3.  Όταν συλλέγουν, διαβιβάζουν ή επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τη νομοθεσία τους με σκοπό την εφαρμογή του βασικού κανονισμού, τα κράτη μέλη λαμβάνουν όλα τα απαραίτητα μέτρα ώστε οι ενδιαφερόμενοι να μπορούν να ασκούν πλήρως τα δικαιώματά τους όσον αφορά την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με τις κοινοτικές διατάξεις που διέπουν την προστασία των ατόμων από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών.

4.  Εφόσον είναι αναγκαίο για την εφαρμογή του βασικού κανονισμού και του κανονισμού εφαρμογής, οι σχετικοί φορείς διαβιβάζουν τις πληροφορίες και χορηγούν τα έγγραφα στους ενδιαφερομένους αμελλητί και οπωσδήποτε εντός των προθεσμιών που ορίζει η νομοθεσία του οικείου κράτους μέλους.

Ο αρμόδιος φορέας κοινοποιεί την απόφασή του στον αιτούντα που κατοικεί ή διαμένει σε άλλο κράτος μέλος απευθείας ή μέσω του γραφείου συνδέσμου του κράτους μέλους κατοικίας ή διαμονής. Σε περίπτωση απορριπτικής απόφασης ως προς τη χορήγηση παροχών, αναφέρει επίσης τους λόγους της απόρριψης, τα ένδικα μέσα και τις προθεσμίες προσφυγής. Αντίγραφο της απόφασης αυτής διαβιβάζεται στους υπόλοιπους ενδιαφερόμενους φορείς.