Edellä 1, 2 ja 3 kohdassa säädettyjen vaatimusten noudattamisen varmistamiseksi vakuutus- ja jälleenvakuutusyritysten on hyväksyttävä itselleen sisäiset toimintatavat ja asiaan liittyvät sisäiset menettelyt, toteutettava ne ja arvioitava niitä säännöllisesti uudelleen.
Vakuutus- ja jälleenvakuutusyritysten on osoitettava toiminto, jonka avulla varmistetaan hyväksyttyjen toimintatapojen ja menettelyjen asianmukainen toteuttaminen.
Vakuutus- ja jälleenvakuutusyritysten on perustettava arkisto kaikkia 1, 2 ja 3 kohdan soveltamista koskevia asiakirjoja varten sekä ylläpidettävä tätä arkistoa ja pidettävä se ajan tasalla. Vakuutus- ja jälleenvakuutusyritysten on pyynnöstä ilmoitettava kotijäsenvaltion toimivaltaiselle viranomaiselle tästä toiminnosta vastaavan henkilön nimi.