Para garantir o cumprimento dos requisitos previstos nos n.os 1, 2 e 3, as empresas de seguros e de resseguros aprovam, aplicam e reveem periodicamente as suas políticas internas e os procedimentos internos adequados.
As empresas de seguros e de resseguros indicam a função encarregada de assegurar a correta aplicação das políticas e dos procedimentos aprovados.
As empresas de seguros e de resseguros constituem, mantêm e atualizam registos de todos os documentos pertinentes relativos à aplicação dos n.os 1, 2 e 3. A pedido da autoridade competente do Estado-Membro de origem, as empresas de seguros e de resseguros disponibilizam-lhe o nome da pessoa responsável pela referida função.