14 artikla Läpinäkyvä informointi, viestintä ja yksityiskohtaiset säännöt rekisteröidyn oikeuksien käyttöä varten

1.   Rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet toimittaakseen rekisteröidylle 15 ja 16 artiklan mukaiset tiedot ja 17–24 artiklan ja 35 artiklan mukaiset kaikki käsittelyä koskevat ilmoitukset tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, ymmärrettävässä ja helposti saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä varsinkin silloin, kun tiedot on tarkoitettu erityisesti lapselle. Tiedot on toimitettava kirjallisesti tai muulla tavoin ja tapauksen mukaan sähköisessä muodossa. Jos rekisteröity sitä pyytää, tiedot voidaan antaa suullisesti edellyttäen, että rekisteröidyn henkilöllisyys on vahvistettu muulla tavoin.

2.   Rekisterinpitäjän on helpotettava 17–24 artiklan mukaisten rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Edellä 12 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa rekisterinpitäjä ei saa kieltäytyä toimimasta rekisteröidyn pyynnöstä tämän 17–24 artiklan mukaisten oikeuksien käyttämiseksi, ellei rekisterinpitäjä osoita, ettei se pysty tunnistamaan rekisteröityä.

3.   Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty 17–24 artiklan nojalla tehdyn pyynnön johdosta, ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

4.   Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

5.   Jäljempänä olevan 15 ja 16 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 17–24 ja 35 artiklaan perustuvat ilmoitukset ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti siitä syystä, että niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

6.   Jos rekisterinpitäjällä on perusteltua syytä epäillä 17–23 artiklan mukaisen pyynnön tehneen luonnollisen henkilön henkilöllisyyttä, rekisterinpitäjä voi pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden vahvistamiseksi, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 12 artiklan soveltamista.

7.   Jäljempänä 15 ja 16 artiklassa tarkoitetut tiedot voidaan antaa rekisteröidyille yhdistettynä vakiomuotoisiin kuvakkeisiin, jotta suunnitellusta käsittelystä voidaan antaa mielekäs yleiskuva helposti erottuvalla, ymmärrettävällä ja selvästi luettavissa olevalla tavalla. Jos kuvakkeet esitetään sähköisessä muodossa, niiden on oltava koneellisesti luettavissa.

8.   Jos komissio antaa asetuksen (EU) 2016/679 12 artiklan 8 kohdan mukaisesti delegoituja säädöksiä, joissa määritetään kuvakkeilla annettavat tiedot ja menettelyt, joilla vakiomuotoisia kuvakkeita tarjotaan käyttöön, unionin toimielimet ja elimet antavat tarvittaessa tämän asetuksen 15 ja 16 artiklassa tarkoitetut tiedot yhdistettynä tällaisiin vakiomuotoisiin kuvakkeisiin.