20.4 Uloga funkcije upravljanja rizicima u neodobrenim izloženostima

Kad nije primjereno imenovati osobu koja je posvećena samo ulozi osobe odgovorne za rad funkcije praćenja usklađenosti, uzimajući pritom u obzir načelo razmjernosti kako je utvrđeno u glavi I., ta uloga može se udružiti s osobom odgovornom za rad funkcije upravljanja rizicima ili je može obavljati druga osoba na višem položaju u hijerarhiji (npr. voditelj pravnih poslova) pod uvjetom da ne postoji sukob interesa između udruženih funkcija.

Funkcija praćenja usklađenosti, uključujući osobu odgovornu za rad te funkcije, treba biti neovisna u odnosu na poslovne linije i unutarnje jedinice koje kontrolira te treba imati dostatne ovlasti, uporište i resurse. Uzimajući u obzir kriterije razmjernosti utvrđene u glavi I., toj funkciji može pomagati funkcija upravljanja rizicima ili se ona može udružiti s funkcijom upravljanja rizicima ili drugom odgovarajućom funkcijom, npr. odjelom za pravne poslove ili ljudske resurse.

Radnici funkcije praćenja usklađenosti trebaju imati dovoljno znanja, vještina i iskustva u vezi s praćenjem usklađenosti i povezanim postupcima te trebaju imati pristup redovitom osposobljavanju.

Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji treba nadzirati provedbu primjereno dokumentirane politike usklađeno sti, o kojoj se trebaju obavijestiti svi radnici. Institucije trebaju uspostaviti postupak za redovitu procjenu izmjena zakona i propisa primjenjivih na njihove aktivnosti.

Funkcija praćenja usklađenosti treba savjetovati upravljačko tijelo o mjerama koje se moraju poduzeti kako bi se osigurala usklađenost s primjenjivim zakonima, pravilima, propisima i standardima te treba procijeniti mogući učinak promjena u pravnom ili regulatornom okruženju na aktivnosti institucije i njezin okvir praćenja usklađenosti.

Funkcija praćenja usklađenosti treba osigurati provedbu praćenja usklađenosti u okviru strukturiranog i dobro utvrđenog programa praćenja usklađenosti te treba osigurati pridržavanje politike usklađenosti. Funkcija praćenja usklađenosti treba izvješćivati upravljačko tijelo i po potrebi komunicirati s funkcijom upravljanja rizicima o rizicima povezanima s usklađenošću institucije i upravljanju tim rizicima. Funkcija praćenja usklađenosti i funkcija upravljanja rizicima trebaju po potrebi surađivati i razmj enjivati informacije kako bi mogle izvršiti svoje zadaće. Upravljačko tijelo i funkcija upravljanja rizicima trebaju uzeti u obzir nalaze funkcije praćenja usklađenosti u postupku odlučivanja.

U skladu s odjeljkom 18. ovih smjernica, funkcija praćenja usklađenosti u bliskoj suradnji s funkcijom upravljanja rizicima i jedinicom za pravne poslove treba provjeravati i jesu li novi proizvodi i novi postupci u skladu s važećim pravnim okvirom i, kad je to prikladno, sa svim poznatim predstojećim izmjenama zakono davstva, propisa i nadzornih zahtjeva.