11 Politika upravljanja sukobima interesa za osoblje

Ne dovodeći u pitanje članak 23. Direktive 2014/65/EU i odjeljak 3. poglavlja 2. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 2017/565, upravljačko tijelo treba biti odgovorno za uspostavu, odobrenje i nadzor provedbe i održavanje učinkovitih politika za utvrđivanje, procjenu i smanjenje ili sprječavanje stvarnih i potencijalnih sukoba interesa investicijskog društva i privatnih interesa osoblja, uključujući članova upravljačkog tijela, koji bi mogli nepovoljno utjecati na izvršavanje njihovih dužnosti i odgovornosti, te upravljanje njima. Matično društvo iz Unije treba razmatrati interese u okviru grupne politike upravljanja sukobima interesa na konsolidiranoj osnovi.

Cilj politike treba biti utvrđivanje sukoba interesa osoblja, uključujući interese članova njihove uže obitelji. Investicijska društva trebaju uzeti u obzir da sukobi interesa mogu proizaći ne samo iz sadašnjih nego i iz prošlih osobnih ili profesionalnih odnosa. Ako dođe do sukoba interesa, investicijska društva trebaju procijeniti njihovu značajnost te odabrati i provesti odgovarajuće mjere smanjenja.

U pogledu sukoba interesa koji mogu proizaći iz prošlih odnosa investicijska društva trebaju utvrditi odgovarajući rok u kojem žele da osoblje prijavi takve sukobe interesa zbog toga što oni i dalje mogu imati utjecaj na ponašanje članova osoblja i njihovo sudjelovanje u donošenju odluka.

Politikom treba obuhvatiti barem sljedeće situacije ili odnose u kojima mogu nastati sukobi interesa:

• a. gospodarske interese (kao što su npr. dionice, druga vlasnička prava i članstva, financijski udjeli i drugi gospodarski interesi u komercijalnim klijentima, prava intelektualnog vlasništva, članstvo u tijelu ili vlasništvo nad tijelom ili subjektom sa sukobljenim interesima);
• b. osobne ili profesionalne odnose s vlasnicima kvalificiranih udjela u investicijskom društvu;
• c. osobne ili profesionalne odnose s osobljem investicijskih društava ili subjekata uključenih u opseg bonitetne konsolidacije (npr. obiteljske odnose);
• d. ostala radna mjesta i prethodna radna mjesta u bližoj prošlosti (npr. pet godina);
• e. osobne ili profesionalne odnose s relevantnim vanjskim dionicima (npr. povezanost sa značajnim dobavljačima, savjetnicima ili drugim pružateljima usluga); i
• f. politički utjecaj ili političke veze.

Ne dovodeći u pitanje prethodno navedeno, investicijska društva trebaju uzeti u obzir da to što je netko dioničar investicijskog društva ili se koristi drugim uslugama investicijskog društva ne bi trebalo dovesti do situacije u kojoj se smatra da je osoblje u sukobu interesa ako se pridržava odgovarajućeg minimalnog praga.

Politikom se trebaju utvrditi postupci izvješćivanja i obavješćivanja funkcije čija je odgovornost propisana politikom. Osoblje treba imati obvezu odmah interno prijaviti sva pitanja koja mogu dovesti ili su već dovela do sukoba interesa.

U politici treba razlikovati sukobe interesa koji su stalni i koje treba trajno riješiti te sukobe interesa koji se pojavljuju neočekivano u vezi s određenim događajem (npr. transakcijom, odabirom pružatelja usluga itd.), a koji se obično mogu riješiti jednokratnom mjerom. Interesi investicijskog društva trebaju u svim okolnostima biti primarni pri donošenju odluka.

Politikom se trebaju uspostaviti postupci, mjere, zahtjevi u pogledu dokumentacije i odgovornosti za utvrđivanje i sprječavanje sukoba interesa, procjenu njihove značajnosti i poduzimanje mjera za njihovo smanjenje. Ti postupci, zahtjevi, odgovornosti i mjere trebaju uključivati:

• a. povjeravanje sukobljenih aktivnosti ili transakcija različitim osobama;
• b. sprječavanje osoblja koje je aktivno i izvan investicijskog društva u ostvarivanju neprikladnog utjecaja unutar investicijskog društva u pogledu tih drugih aktivnosti;
• c. utvrđivanje obveze članova upravljačkog tijela da se suzdrže od glasanja o bilo kojoj stvari kada član jest ili bi mogao biti u sukobu interesa ili kada je na drugi način ugrožena objektivnost ili sposobnost člana da propisno izvršava svoje dužnosti u investicijskom društvu;
• d. onemogućavanje članovima upravljačkog tijela da drže direktorske pozicije u konkurentskim investicijskim društvima.

Politikom se posebno treba obuhvatiti rizik od sukoba interesa na razini upravljačkog tijela i pružiti dostatne smjernice za utvrđivanje i rješavanje sukoba interesa koji bi mogli predstavljati prepreku članovima upravljačkog tijela u donošenju objektivnih i nepristranih odluka u cilju ispunjavanja najboljih interesa investicijskih društava. Investicijska društva trebaju uzeti u obzir da sukobi interesa mogu imati utjecaj na neovisnost članova upravljačkog tijela²⁴ .

²⁴ Vidjeti i zajedničke smjernice ESMA - e i EBA - e za procjenu primjerenosti članova upravljačkog tijela i nositelja ključnih funkcija na temelju Direktive 2013/36/EU i Direktive 2014/65/EU.

Pri smanjenju utvrđenih sukoba interesa članova upravljačkog tijela investicijska društva trebaju dokumentirati poduzete mjere, a to uključuje i obrazloženje njihove učinkovitosti u pogledu osiguravanja objektivnog odlučivanja.

Stvarni ili potencijalni sukobi interesa koji su prijavljeni odgovornoj funkciji unutar investicijskog društva trebaju se na odgovarajući način procijeniti i riješiti. Ako se utvrdi sukob interesa osoblja, investicijsko društvo treba dokumentirati donesenu odluku, posebno ako su sukob interesa i s njime povezani rizici prihvaćeni, te dokumentirati način na koji je taj prihvaćeni sukob interesa uspješno smanjen ili ispravljen.

Svi stvarni i potencijalni sukobi interesa na razini upravljačkog tijela trebaju se pojedinačno i kolektivno prikladno dokumentirati, o njima se treba obavijestiti upravljačko tijelo, koje tada treba o njima raspraviti, odlučiti i propisno ih riješiti.