20. Il- monitoraġġ kontinwu u r -rivalutazzjoni tal-idoneità individwali u kollettiva tal-membri tal- korp ta’ ġestjoni

Il- monitoraġġ kontinwu tal -idoneità individwali jew kollettiva tal-membri tal-korp ta’ ġestjoni għandu jiffoka fuq jekk il -membru individwali jew il- membri kollettivament jibqgħux adat ti, filwaqt li titqies il - prestazzjoni individwali jew kollettiva u s - sitwazzjoni jew l - avveniment rilevanti li kkawżaw rivalutazzjoni u l - impatt li din għandha fuq l -idoneità attwali jew meħtieġa.

Meta jirrivalutaw il- prestazzjoni individwali jew kollett iva tal-membri tal- korp ta’ ġestjoni, il-membri tal- korp ta’ ġestjoni fil - funzjoni superviżorja tiegħu jew, meta jkun stabbilit, il - kumitat tan- nomina, għandhom iqisu b’mod partikolari:

• a. l- effiċjenza tal - proċessi ta’ ħidma tal - korp ta’ ġestjoni, inkluża l - effiċjenza tal - flussi ta’ informazzjoni u l-linji ta’ rapportar lill- korp ta’ ġestjoni filwaqt li jitqies l -input mill-funzjonijiet ta’ kontroll intern u kwalunkwe segwitu jew rakkomandaz zjoni li jkunu saru minn dawk il - funzjonijiet;
• b. il- ġestjoni effettiva u prudenti tal - istituzzjoni, inkluż jekk il - korp ta’ ġestjoni aġixxiex fl- aħjar interess tal - istituzzjoni inkluż fir -rigward tal- ġlieda kontra l - ħasil tal - flus u l - finanzjament tat-terro riżmu;
• c. il- kapaċità tal - korp ta’ ġestjoni li jiffoka fuq kwistjonijiet strateġikament importanti;
• d. l-adegwatezza tal- għadd ta’ laqgħat li jkunu saru, il -grad tal- attendenza, l - adegwatezza tal- ħin iddedikat u l - intensità tal -involviment tad-diretturi matul il-laqgħat;
• e. kwalunkwe bidla fil- kompożizzjoni tal - korp ta’ ġestjoni u kwalunkwe dgħufija fir - rigward tal- idoneità individwali u kollettiva, filwaqt li jitqiesu l -mudell ta’ negozju tal-istituzzjoni u l - istrateġija tar - riskju u l - bidliet tagħhom;
• f. kwalunkwe objettiv ta’ prestazzjoni stabbilit għall - istituzzjoni u għall - korp ta’ ġestjoni;
• g. l-indipendenza tal- ħsieb tal -membri tal- korp ta’ ġestjoni, inkluż ir - rekwiżit li t - teħid tad- deċiżjonijiet ma jkunx iddominat minn kwalunkwe individwu jew grupp żgħ ir ta’ individwi u l-konformità tal-membri tal- korp ta’ ġestjoni mal -politika dwar il-kunflitti ta’ interess;
• h. il- grad sa fejn il - kompożizzjoni tal - korp ta’ ġestjoni laħqet l - objettivi stabbiliti fil - politika ta’ diversità tal - istituzzjoni skont it -Titolu V; u
• i. kwalunkwe avveniment li jista’ jkollu impatt materjali fuq l -idoneità individwali jew kollettiva tal-membri tal- korp ta’ ġestjoni, inklużi l -bidliet fil- mudell ta’ negozju, l - istrateġija u l -organizzazzjoni tal- istituzzjoni;
• j. raġunijiet raġonevoli biex wieħed jissuspetta li qed jitwettaq jew twettaq jew sar attentat ta’ ħasil tal - flus jew finanzjament tat - terroriżmu jew reati finanzjarji oħra, jew hemm riskju akbar ta’ dan, inkluż wara sejbiet negattivi bħal dawn li jkunu saru mill-awdituri interni jew esterni jew mill -awtoritajiet kompetenti rigward l-adegwatezza tas - sistemi u l -kontrolli tal- AML/CFT tal - istituzzjoni.

Meta tiġi attivata rivalutazzjoni, għandha tingħata konsiderazzjoni dovuta:

• a. lid- dmirijiet assenjati u l - linji ta’ rapportar fi ħdan l -i stituzzjoni, inkluż fejn applikabbli fil- grupp, sabiex jiġi stabbilit jekk għandux jiġi allokat xi fatt jew sejba materjali lil membru responsabbli wieħed jew aktar tal - korp ta’ ġestjoni. F’dan il - kuntest, il - kompiti assenjati għandhom jiġu ddeterminati billi titqies id -dokumentazzjoni rilevanti kollha, inklużi iżda mhux limitati għal karti u kodiċijiet ta’ governanza, organigrammi interni u forom oħra ta’ għażla ta’ oqsma ta’ responsabbiltà, politiki interni, valutazzjonijiet tal - adegwatezza disponibbli u informazzjoni addizzjonali pprovduta f’dan il- kuntest, ittri ta’ ħatra jew deskrizzjonijiet tax - xogħol, u minuti tal - laqgħat tal - korp ta’ ġestjoni; u
• b. il-kredibbiltà u l- affidabbiltà ta’ kwalunkwe fatt li skatta rivalutazzjoni, u s - serjetà ta’ kwalunkwe all egazzjoni jew għemil ħażin attwali ta’ membru wieħed jew aktar tal - korp ta’ ġestjoni. L - istituzzjonijiet għandhom jiddeterminaw il -kredibbiltà u l-affidabbiltà tal- informazzjoni (eż. is - sors, il - plawżibbiltà, kwalunkwe kunflitt ta’ interess tas - sors li jagħti l - informazzjoni) fost kunsiderazzjonijiet oħra. L - istituzzjonijiet għandhom jinnutaw li n - nuqqas ta’ kundanni kriminali waħdu jista’ ma jkunx biżżejjed biex jiġu mċaħħda allegazzjonijiet ta’ għemil ħażin.

L- istituzzjonijiet tas - CRD sinifikanti għandhom iwettqu rivalutazzjoni perjodika tal - idoneità mill- inqas darba fis - sena. L - istituzzjonijiet mhux sinifikanti għandhom iwettqu rivalutazzjoni tal-idoneità mill- inqas kull sentejn. L - istituzzjonijiet għandhom jiddokumentaw ir- riżultati tar -rivalutazzjoni pe rjodika. Fejn rivalutazzjoni tkun ġiet ikkaġunata b’avveniment speċifiku, l - istituzzjonijiet jistgħu jiffukaw ir - rivalutazzjoni fuq is - sitwazzjoni jew l -avveniment li jkunu kkaġunaw ir - rivalutazzjoni; jiġifieri meta ċerti aspetti ma jkunux inbidlu, dawn jistgħu jitħallew barra mill -valutazzjoni.

Ir- riżultat tar - rivalutazzjoni, ir - raġuni għar -rivalutazzjoni u kwalunkwe rakkomandazzjoni fir-rigward tad- dgħufijiet identifikati għandhom jiġu ddokumentati u sottomessti lill -korp ta’ ġestjoni.

Il- korp ta’ ġestjo ni fil- funzjoni superviżorja tiegħu jew, meta jkun stabbilit, il -kumitat tan-nomina, għandu jirrapporta r - riżultat tal -valutazzjoni tal-idoneità kollettiva lill-korp ta’ ġestjoni anke jekk ma tiġi rrakomandata l -ebda bidla fil- kompożizzjoni tiegħu jew ma jiġux rakkomandati miżuri oħrajn. Ir - rakkomandazzjonijiet jistgħu jinkludu, iżda mhumiex limitati għal, taħriġ, bidla fil - proċessi, miżuri biex jittaffew il - kunflitti ta’ interess, il - ħatra ta’ membri addizzjonali b’kompetenza speċifika u s - sostituzzjoni ta ’ membri tal- korp ta’ ġestjoni.

Il- korp ta’ ġestjoni fil - funzjoni maniġerjali tiegħu għandu jqis ir - rapport u jiddeċiedi dwar ir- rakkomandazzjonijiet li jkunu saru mill - korp ta’ ġestjoni fil - funzjoni superviżorja tiegħu jew, fejn ikun stabbilit, il -kumitat tan- nomina, u meta r - rakkomandazzjonijiet ma jiġux adottati, jiddokumenta r- raġunijiet sottostanti.

L- istituzzjonijiet għandhom jinfurmaw lill - awtoritajiet kompetenti meta jkunu saru rivalutazzjonijiet minħabba bidliet materjali. Mill - inqas darba fis - sena, l - istituzzjonijiet tas - CRD sinifikanti għandhom jinfurmaw lill -awtorità kompetenti dwar kwalunkwe rivalutazzjoni tal- idoneità kollettiva li tkun saret.

L- istituzzjonijiet għandhom jiddokumentaw ir - rivalutazzjonijiet, inklużi l - eżitu tagħhom u kwalunkwe miżura li ttieħdet bħala riżultat tar -rivalutazzjoni. L- istituzzjonijiet għandhom jissottomettu d - dokumentazzjoni ta’ sostenn għar - rivalutazzjoni fuq talba tal-awtorità kompetenti.

F’każ li l - korp ta’ ġestjoni jikkonkludi li membru tal - korp ta’ ġestjoni mhuwiex adatt individwalment, jew meta l - korp ta’ ġestjoni mhuwiex adatt kollettivament, l - istituzzjoni għandha immedjatament tinforma lill -awtorità kompete nti mingħajr dewmien, inkluż dwar il - miżuri li ġew proposti jew li ttieħdu mill - istituzzjoni sabiex tiġi rrimedjata s - sitwazzjoni.