4. Qafas u struttura organizzazzjonali

Il- korp maniġerjali ta’ emittent tal - ARTs għandu jiżgura struttura organizzazzjonali u operazzjonali xierqa u trasparenti għal dak l -emittent tal- ARTs u għandu jkollu deskrizzjoni bil - miktub tagħha. L - istruttura għandha tippromwovi u turi l - ġestjoni effettiva u prudenti tal - emittent tal-ARTs u tal- grupp, fejn applikabbli.

Il- korp maniġerjali għandu jiżgura li l - funzjonijiet ta’ kontroll intern ikollhom ir - riżorsi finanzjarji u umani xierqa kif ukoll is - setgħat biex iwettqu b’mod effettiv ir - rwol tagħhom. Bħala minimu, il- funzjoni ta’ konformità għandha topera b’mod indipendenti, inkluż li jkun hemm segregazzjoni xierqa tad -dmirijiet. Il- linji ta’ rapportar u l - allokazzjoni tar - responsabbiltajiet għandhom ikunu ċari, definiti sew, koerenti, infurzabbli u dokumentati kif xieraq. Id - dokumentazzjoni għandha tiġi aġġornata kif xieraq.

L-istruttura tal-emittent tal- ARTs ma għandhiex timpedixxi l - kapaċità tal - korp maniġerjali li jissorvelja u li jiġġestixxi b’mod effettiv ir - riskji tiegħu jew li hu espost għalihom il - grupp, fejn applikabbli, jew il - kapaċità tal - awtorità kompetenti li tissorvelja l -emittent tal- ARTs b’mod effettiv.

Il- korp maniġerjali għandu jivvaluta jekk u kif tibdil materjali fl -istruttura tal- grupp fejn applikabbli (eż. l - istabbiliment ta’ sussidjarji ġodda, fużjonijiet u akkwiżizzjonijiet, bejgħ jew stralċ ta’ partijiet tal - grupp, jew żviluppi esterni) jaffettwa s- solidità tal - qafas organizzazzjonali tal-emittent tal- ARTs. Fejn jiġu identifikati nuqqasijiet, il - korp maniġerjali għandu jagħmel l - aġġustamenti meħtieġa malajr.

4.2 Kun af l- istruttura tiegħek

Il- korp maniġerjali għandu jkun jaf u jifhem sew l - istruttura legali, organizzazzjonali u operazzjonali tal -emittent tal- ARTs (“kun af l - istruttura tiegħek”) u jiżgura li hija konformi mal - istrateġija kummerċjali u tar -riskju u mal- predispożizzjoni għar -ri skju tagħha u koperta mill - qafas ta’ ġestjoni tar - riskju tagħha.

Il- korp maniġerjali għandu jiżgura li l -istruttura tal-emittent tal- ARTs u, fejn applikabbli, l - istrutturi fi grupp huma ċari, effiċjenti u trasparenti għall - persunal, għall - azzjonisti u għall - partijiet ikkonċernati oħra u għall - awtorità kompetenti.

Il- korp maniġerjali għandu jiggwida l -istruttura tal-emittenttal- ARTs, l - evoluzzjoni u l - limitazzjonijiet tagħha u għandu jiżgura li l - istruttura hija ġustifikata u effiċjenti u ma tinvolvix kumplessità żejda jew mhux xierqa.

Meta jistabbilixxi tali strutturi, il - korp maniġerjali għandu jifhimhom u l - għan tagħhom u r -riskji partikolari assoċjati magħhom u jiżgura li l - funzjonijiet ta’ kontroll intern huma involuti kif xieraq. Dawn l - istrutturi għandhom jiġu approvati u jinżammu biss meta l- għan tagħhom ikun ġie definit u mifhum b’mod ċar, u meta l - korp maniġerjali jkun sodisfatt li jkunu ġew identifikati r- riskji materjali kollha, inkluż ir - riskji għar - reputazzjoni, li r - riskji kollha jistgħu jiġu ġestiti b’mod effettiv u jiġu rapportati b’mod xieraq, u li tkun ġiet żgurata sorveljanza effettiva. Aktar mal - istruttura organizzazzjonali u operazzjonali tkun kumplessa, u akbar ma jkunu r - riskji, aktar għandha tkun intensiva s - sorveljanza tal -istruttura.

L-emittent tal- ARTs għandu jqis fit - teħid tad - deċiżjonijiet tagħhom ir - riżultati ta’ valutazzjoni tar- riskju mwettqa biex jiġi identifikat jekk tali strutturi jistgħux jintużaw għal skop marbut mal - ML/TF jew ma’ kriminalità finanzjarja oħra biex jiġi żgurat li l -emittent jew is- settur ma jkunx espost għal riskju serju ta’ ML/TF. Għal dan il - għan, l -emittenti tal- ARTs għandhom iqisu, bħala minimu:

• a. il- punt sa fejn il - ġurisdizzjoni li fiha ser tiġi stabbilita l - istruttura tikkonforma b’mod effettiv mal -istandards tal- UE u dawk internazzjonali dwar it - trasparenza fiskali, il - ġlieda kontra l - ħasil tal -flus u l- ġlieda kontra l - finanzjament tat - terroriżmu ;
• b. il- punt sa fejn l - istruttura sservi skop ekonomiku u legali ovvju;
• c. il- punt sa fejn l - istruttura tista’ tintuża biex tinħeba l - identità tas - sid benefiċjarju aħħari;
• d. il- punt sa fejn ir - raġuni li twassal għall - istabbiliment possibbli ta’ struttura toħloq tħassib;
• e. jekk l- istruttura tistax tfixkel sorveljanza xierqa mill -emittent tal- korp maniġerjali jew il- kapaċità tal - emittent li jiġġestixxi r -riskju relatat; u
• f. jekk l- istruttura toħloqx ostakli għas - superviżjoni effettiva mill -awtoritajiet kompetenti.

Fi kwalunkwe każ, l -emittenti tal- ARTs ma għandhomx jistabbilixxu strutturi opaki jew kumplessi bla bżonn li ma għandhom l - ebda raġuni ekonomika ċara jew skop legali, jew strutturi li jistgħu jqajmu tħassib li dawn jistgħu jinħolqu għal skop marbut ma’ kriminalità finanzjarja.

L-emittenti tal- ARTs għandhom jiddokumentaw id - deċiżjonijiet tagħhom u jkunu kapaċi jiġġustifikaw id - deċiżjonijiet tagħhom lill - awtoritajiet kompetenti.

Dawn l-istrutturi u l- attivitajiet, inkluża l - konformità tagħhom mal - leġiżlazzjoni u mal - istandards professjonali, għandhom ikunu soġġetti għal rieżami regolari. Meta tiġi stabbilita funzjoni ta’ awditjar intern, din għandha twettaq ir - rieżami fuq approċċ ibbażat fuq ir -riskju.