Artikolu 11 Funzjonijiet tal-konformità

1.   L-entitajiet marbutin b’obbligu għandhom jaħtru membru wieħed tal-korp maniġerjali fil-funzjoni tiegħu ta’ ġestjoni li għandu jkun responsabbli biex tiġi żgurata l-konformità ma’ dan ir-Regolament, ir-Regolament (UE) 2023/1113 u kwalunkwe att amministrattiv maħruġ minn kwalunkwe superviżur (“maniġer tal-konformità”).

Il-maniġer tal-konformità għandu jiżgura li l-politiki interni, il-proċeduri u l-kontrolli tal-entità marbuta b’obbligu jkunu konsistenti mal-iskopertura għar-riskju tal-entità marbuta b’obbligu u li dawn jiġu implimentati. Il-maniġer tal-konformità għandu jiżgura wkoll li jiġu allokati biżżejjed riżorsi umani u materjali għal dak l-għan. Il-maniġer tal-konformità għandu jkun responsabbli biex jirċievi informazzjoni dwar dgħufijiet sinifikanti jew materjali f’tali politiki, proċeduri u kontrolli.

Meta l-korp maniġerjali fil-funzjoni tiegħu ta’ ġestjoni jkun korp li huwa kollettivament responsabbli għad-deċiżjonijiet tiegħu, il-maniġer tal-konformità għandu jkun responsabbli biex jassistih u jagħtih pariri u biex iħejji d-deċiżjonijiet imsemmija f’dan l-Artikolu.

2.   L-entitajiet marbutin b’obbligu għandu jkollhom uffiċjal għall-konformità, li għandu jinħatar mill-korp maniġerjali fil-funzjoni tiegħu ta’ ġestjoni u b’pożizzjoni ġerarkika għolja biżżejjed, li għandu jkun responsabbli għall-politiki, il-proċeduri u l-kontrolli fl-operat ta’ kuljum tar-rekwiżiti AML/CFT tal-entità marbuta b’obbligu, inkluż b’rabta mal-implimentazzjoni tas-sanzjonijiet finanzjarji mmirati, u għandu jkun punt ta’ kuntatt għall-awtoritajiet kompetenti. L-uffiċjal għall-konformità għandu jkun responsabbli wkoll għar-rapportar ta’ tranżazzjonijiet suspettużi lill-FIU f’konformità mal-Artikolu 69(6).

Fil-każ ta’ entitajiet marbutin b’obbligu soġġetti għal kontrolli fuq il-maniġment superjuri jew fuq is-sidien benefiċjarji tagħhom skont l-Artikolu 6 tad-Direttiva (UE) 2024/1640 jew skont atti legali oħrajn tal-Unjoni, l-uffiċjali għall-konformità għandhom ikunu soġġetti għal verifika li jkunu konformi ma’ dawk ir-rekwiżiti.

Meta jkun iġġustifikat mid-daqs tal-entità marbuta b’obbligu u r-riskju baxx tal-attivitajiet tagħha, entità marbuta b’obbligu li tkun parti minn grupp tista’ taħtar bħala l-uffiċjal għall-konformità tagħha individwu li jwettaq dik il-funzjoni f’entità oħra fi ħdan dak il-grupp.

L-uffiċjal għall-konformità jista’ jitneħħa biss wara notifika minn qabel lill-korp maniġerjali fil-funzjoni tiegħu ta’ ġestjoni. L-entità marbuta b’obbligu għandha tinnotifika lis-superviżur bit-tneħħija tal-uffiċjal għall-konformità, filwaqt li tispeċifika jekk id-deċiżjoni tirrigwardax it-twettiq tal-kompiti assenjati skont dan ir-Regolament. L-uffiċjal għall-konformità jista’, fuq inizjattiva tiegħu jew tagħha stess jew fuq talba, jipprovdi informazzjoni lis-superviżur dwar it-tneħħija. Is-superviżur jista’ juża dik l-informazzjoni biex iwettaq il-kompiti tiegħu skont it-tieni subparagrafu ta’ dan il-paragrafu u skont l-Artikolu 37(4) tad-Direttiva (UE) 2024/1640.

3.   L-entitajiet marbutin b’obbligu għandhom jipprovdu lill-funzjonijiet tal-konformità b’riżorsi adegwati, inklużi l-persunal u t-teknoloġija, b’mod proporzjonat għad-daqs, għan-natura u għar-riskji tal-entità marbuta b’obbligu għat-twettiq effettiv tal-kompiti tagħhom, u għandhom jiżguraw li l-persuni responsabbli għal dawk il-funzjonijiet jingħataw is-setgħat li jipproponu kwalunkwe miżura neċessarja sabiex tiġi żgurata l-effettività tal-politiki, il-proċeduri u l-kontrolli interni.

4.   L-entitajiet marbutin b’obbligu għandhom jieħdu miżuri sabiex jiżguraw li l-uffiċjal għall-konformità jkun protett kontra ritaljazzjoni, diskriminazzjoni u kwalunkwe trattament inġust ieħor, u li d-deċiżjonijiet tal-uffiċjal għall-konformità ma jiġux imminati minħabba l-interessi kummerċjali tal-entità marbuta b’obbligu jew dawn id-deċiżjonijiet ma jiġux influwenzati indebitament minnhom.

5.   L-entitajiet marbutin b’obbligu għandhom jiżguraw li l-uffiċjal għall-konformità u l-persuna responsabbli għall-funzjoni tal-awditjar imsemmija fl-Artikolu 9(2), il-punt (b), ikunu jistgħu jirrapportaw direttament lill-korp maniġerjali fil-funzjoni tiegħu ta’ ġestjoni u, fejn jeżisti tali korp, lill-korp maniġerjali fil-funzjoni superviżorja tiegħu b’mod indipendenti, u jistgħu jqajmu tħassib u jwissu lill-korp maniġerjali, fejn żviluppi speċifiċi tar-riskju jaffettwaw jew jistgħu jaffettwaw lill-entità marbuta b’obbligu.

L-entitajiet marbutin b’obbligu għandhom jiżguraw li l-persuni li qed jieħdu sehem direttament jew indirettament fl-implimentazzjoni ta’ dan ir-Regolament, ir-Regolament (UE) 2023/1113, u kwalunkwe att amministrattiv maħruġ minn kwalunkwe superviżur, ikollhom aċċess għall-informazzjoni u d-data kollha meħtieġa biex iwettqu l-kompiti tagħhom.

6.   Il-maniġer tal-konformità għandu jirrapporta regolarment dwar l-implimentazzjoni tal-politiki interni, il-proċeduri u l-kontrolli tal-entità marbuta b’obbligu lill-korp maniġerjali. B’mod partikolari, il-maniġer tal-konformità għandu jippreżenta, lill-korp maniġerjali darba fis-sena, jew, fejn xieraq, aktar ta’ spiss, rapport dwar l-implimentazzjoni tal-politiki, il-proċeduri u l-kontrolli interni mfassla mill-uffiċjal għall-konformità tal-entità marbuta b’obbligu, u għandu jżomm lil dak il-korp informat bl-eżitu ta’ kwalunkwe rieżami. Il-maniġer tal-konformità għandu jieħu l-azzjonijiet neċessarji sabiex jirrimedja fil-ħin kwalunkwe nuqqas identifikat.

7.   Meta n-natura tan-negozju tal-entità marbuta b’obbligu, inkluż ir-riskji u l-kumplessità tagħha, u d-daqs tagħha tiġġustifika dan, il-funzjonijiet tal-maniġer tal-konformità u tal-uffiċjal j tal-konformità jistgħu jitwettqu mill-istess persuna fiżika. Dawk il-funzjonijiet jistgħu jiġu akkumulati ma’ funzjonijiet oħra.

Meta l-entità marbuta b’obbligu tkun persuna fiżika jew persuna ġuridika li l-attivitajiet tagħha jitwettqu minn persuna fiżika waħda biss, dik il-persuna għandha tkun responsabbli għat-twettiq tal-kompiti skont dan l-Artikolu.