Artikolu 3 Kamp ta’ applikazzjoni u regoli għal skambji bejn il-persuni kkonċernati u l-istituzzjonijiet

Artikolu 3

Kamp ta’ applikazzjoni u regoli għal skambji bejn il-persuni kkonċernati u l-istituzzjonijiet

(1)  L-Istati Membri għandhom jiżguraw li l-informazzjoni meħtieġa tkun disponibbli għall-persuni konċernati sabiex tinfurmahom dwar il-bidliet introdotti b’dan ir-Regolament bażiku u mir-Regolament implimentattiv biex tippermettilhom jaffermaw drittijiethom. Għandhom ukoll jipprovdu għal servizzi faċli għall-utent.

(2)  Il-persuni li għalihom japplika dan ir-Regolament bażiku għandhom ikunu meħtieġa jibagħtu lill-istituzzjoni relevanti l-informazzjoni, id-dokumenti jew l-evidenza ta’ sostenn meħtieġa biex tiġi stabbilita s-sitwazzjoni tagħhom jew dik tal-familji tagħhom, biex jiġu stabbiliti jew jinżammu d-drittijiet u l-obbligi tagħhom u biex jiġu ddeterminati l-leġislazzjoni applikabbli u l-obbligi tagħhom taħtha.

(3)  Meta tinġabar, tiġi trasmessa jew ipproċessata data personali taħt il-leġislazzjoni tagħhom għall-finijiet li jiġi implimentat ir-Regolament bażiku, l-Istati Membri għandhom jiżguraw li l-persuni kkonċernati jkunu jistgħu jeżerċitaw b’mod sħiħ drittijiethom fir-rigward tal-protezzjoni tad-data personali, konformement mad-dispożizzjonijiet Komunitarji dwar il-protezzjoni tal-individwi fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali u l-moviment liberu ta’ tali data.

(4)  Sa fejn ikun meħtieġ għall-applikazzjoni tar-Regolament bażiku u r-Regolament implimentattiv, l-istituzzjonijiet relevanti għandhom jibagħtu l-informazzjoni u joħorġu d-dokumenti lill-persuni kkonċernati mingħajr dewmien u fi kwalunkwe każ fil-limitu ta’ żmien stabbilit mil-leġiżlazzjoni tal-Istat Membru kkonċernat.

L-istituzzjoni relevanti għandha tinnotifika lill-applikant li jirrisjedi jew li jkun fuq żjara fi Stat Membru ieħor bid-deċiżjoni tagħha direttament jew permezz tal-korp ta’ kollegament tal-Istat Membru ta’ residenza jew ta’ żjara. Meta tiċħad li tagħti l-benefiċċji, hija għandha tindika wkoll ir-raġunijiet li wasslu għaċ-ċaħda, ir-rimedji u l-perijodi permessi għall-appelli. Kopja ta’ din id-deċiżjoni għandha tintbagħat lill-istituzzjonijiet l-oħrajn involuti.