CHAPTER II Provisions concerning cooperation and exchanges of data

Artikolu 2

Kamp ta’ applikazzjoni u regoli għal skambji bejn l-istituzzjonijiet

(1)  Għall-finijiet tar-Regolament implimentattiv, l-iskambji bejn l-awtoritajiet u l-istituzzjonijiet tal-Istati Membri u l-persuni koperti mir-Regolament bażiku għandhom ikunu bbażati fuq il-prinċipji tas-servizz pubbliku, l-effiċjenza, l-assistenza attiva, il-forniment rapidu u l-aċċessibbiltà, inkluża l-aċċessibbiltà elettronika, b’mod partikolari għal persuni b’diżabbiltà u għall-anzjani.

(2)  L-istituzzjonijiet għandhom mingħajr dewmien jipprovdu jew jiskambjaw id-data kollha meħtieġa biex jiġu stabbiliti u ddeterminati d-drittijiet u l-obbligi ta’ persuni koperti mir-Regolament bażiku. Data bħal din għandha tiġi trasferita bejn l-Istati Membri direttament mill-istituzzjonijiet infishom jew indirettament permezz tal-korpi ta’ kollegament.

(3)  Fejn bi żvista persuna tkun ippreżentat informazzjoni, dokumenti jew talbiet lil istituzzjoni fit-territorju ta’ Stat Membru divers minn dak fejn tinsab l-istituzzjoni nominata taħt ir-Regolament implimentattiv, l-informazzjoni, id-dokumenti jew it-talbiet għandhom jerġgħu jiġu ppreżentati mingħajr dewmien mill-istituzzjoni ta’ qabel lill-istituzzjoni nominata taħt ir-Regolament implimentattiv, waqt li tiġi indikata d-data li fiha huma ġew ippreżentati inizjalment. Din id-data għandha tkun obbligatorja għall-istituzzjoni tal-aħħar. Madankollu, l-istituzzjonijiet ta’ Stat Membru m’għandhomx jinżammu responsabbli jew jitqiesu li jkunu ħadu deċiżjoni minħabba li naqsu li jaġixxu bħala riżultat ta’ trasmissjoni tardiva ta’ informazzjoni, dokumenti jew talbiet minn istituzzjonijiet ta’ Stati Membri oħrajn.

(4)  Fejn id-data tiġi trasferita indirettament permezz tal-korp ta’ kollegament tal-Istat Membru ta’ destinazzjoni, l-iskadenzi ta’ żmien fir-rigward ta’ tweġibiet għal talbiet għandhom jibdew mid-data ta’ meta dan il-korp ta’ kollegament ikun irċieva t-talba, daqslikieku din tkun waslet għand l-istituzzjoni f’dak l-Istat Membru.

Artikolu 3

Kamp ta’ applikazzjoni u regoli għal skambji bejn il-persuni kkonċernati u l-istituzzjonijiet

(1)  L-Istati Membri għandhom jiżguraw li l-informazzjoni meħtieġa tkun disponibbli għall-persuni konċernati sabiex tinfurmahom dwar il-bidliet introdotti b’dan ir-Regolament bażiku u mir-Regolament implimentattiv biex tippermettilhom jaffermaw drittijiethom. Għandhom ukoll jipprovdu għal servizzi faċli għall-utent.

(2)  Il-persuni li għalihom japplika dan ir-Regolament bażiku għandhom ikunu meħtieġa jibagħtu lill-istituzzjoni relevanti l-informazzjoni, id-dokumenti jew l-evidenza ta’ sostenn meħtieġa biex tiġi stabbilita s-sitwazzjoni tagħhom jew dik tal-familji tagħhom, biex jiġu stabbiliti jew jinżammu d-drittijiet u l-obbligi tagħhom u biex jiġu ddeterminati l-leġislazzjoni applikabbli u l-obbligi tagħhom taħtha.

(3)  Meta tinġabar, tiġi trasmessa jew ipproċessata data personali taħt il-leġislazzjoni tagħhom għall-finijiet li jiġi implimentat ir-Regolament bażiku, l-Istati Membri għandhom jiżguraw li l-persuni kkonċernati jkunu jistgħu jeżerċitaw b’mod sħiħ drittijiethom fir-rigward tal-protezzjoni tad-data personali, konformement mad-dispożizzjonijiet Komunitarji dwar il-protezzjoni tal-individwi fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali u l-moviment liberu ta’ tali data.

(4)  Sa fejn ikun meħtieġ għall-applikazzjoni tar-Regolament bażiku u r-Regolament implimentattiv, l-istituzzjonijiet relevanti għandhom jibagħtu l-informazzjoni u joħorġu d-dokumenti lill-persuni kkonċernati mingħajr dewmien u fi kwalunkwe każ fil-limitu ta’ żmien stabbilit mil-leġiżlazzjoni tal-Istat Membru kkonċernat.

L-istituzzjoni relevanti għandha tinnotifika lill-applikant li jirrisjedi jew li jkun fuq żjara fi Stat Membru ieħor bid-deċiżjoni tagħha direttament jew permezz tal-korp ta’ kollegament tal-Istat Membru ta’ residenza jew ta’ żjara. Meta tiċħad li tagħti l-benefiċċji, hija għandha tindika wkoll ir-raġunijiet li wasslu għaċ-ċaħda, ir-rimedji u l-perijodi permessi għall-appelli. Kopja ta’ din id-deċiżjoni għandha tintbagħat lill-istituzzjonijiet l-oħrajn involuti.

Artikolu 4

Format u metodu ta’ skambju ta’ data

(1)  Il-Kummissjoni Amministrattiva għandha tistabbilixxi l-istruttura, il-kontenut u l-format u l-arranġamenti dettaljati għall-iskambju ta’ dokumenti u ta’ dokumenti elettroniċi strutturati.

(2)  It-trasmissjoni ta’ data bejn l-istituzzjonijiet jew il-korpi ta’ kollegament għandha ssir b’mezzi elettroniċi direttament jew indirettament permezz tal-punti ta’ aċċess taħt qafas sigur komuni kapaċi li jista’ jiggarantixxi l-kunfidenzjalità u l-protezzjoni ta’ skambji ta’ data.

(3)  Fil-komunikazzjonijiet tagħhom mal-persuni kkonċernati, l-istituzzjonijiet relevanti għandhom jużaw l-arranġamenti adatti għal kull każ, u kemm jista’ jkun jiffavorixxu l-użu ta’ mezzi elettroniċi. Il-Kummissjoni Amministrattiva għandha tistabbilixxi l-arranġamenti prattiċi biex tintbagħat l-informazzjoni, id-dokumenti jew id-deċiżjonijiet b’mezzi elettroniċi lill-persuna kkonċernata.

Artikolu 5

Valur legali tad-dokumenti u l-evidenza ta’ sostenn maħruġa fi Stat Membru ieħor

(1)  Id-dokumenti maħruġa mill-istituzzjoni ta’ Stat Membru u li juru l-pożizzjoni ta’ persuna għall-finijiet tal-applikazzjoni tar-Regolament bażiku u tar-Regolament implimentattiv, u l-evidenza ta’ sostenn li abbażi tagħha nħarġu d-dokumenti, għandhom jiġu aċċettati mill-istituzzjonijiet tal-Istati Membri l-oħrajn sakemm dawn ma jkunux ġew irtirati jew iddikjarati li huma invalidi mill-Istat Membru li fih inħarġu.

(2)  F’każ ta’ dubju dwar il-leġittimità tad-dokument jew l-eżattezza tal-fatti li huma l-bażi tad-dettalji li jidhru fih, l-istituzzjoni tal-Istat Membru li tirċievi d-dokument għandha titlob mill-istituzzjoni li ħarġitu l-kjarifiki meħtieġa u, jekk ikun l-każ, l-irtirar ta’ dak id-dokument. L-istituzzjoni li ħarġitu għandha tikkunsidra mill-ġdid ir-raġunijiet għall-ħruġ tad-dokument u, jekk meħtieġ, li tirtirah.

(3)  Konformement mal-paragrafu 2, f’każ ta’ dubju dwar l-informazzjoni pprovduta mill-persuni kkonċernati, dwar il-validità ta’ dokument jew il-prova ta’ sostenn jew l-eżattezza tal-fatti li huma l-bażi tad-dettalji li jidhru fih, l-istituzzjoni tal-post taż-żjara jew ta’ residenza għandha, sa fejn dan ikun possibli, fuq talba mill-istituzzjoni kompetenti, twettaq il-verifika meħtieġa ta’ din l-informazzjoni jew ta’ dan id-dokument.

(4)  Fejn ma jintlaħaqx qbil bejn l-istituzzjonijiet konċernati, il-kwistjoni tista’ titressaq quddiem il-Kummissjoni Amministrattiva mill-awtoritajiet kompetenti mhux qabel xahar wara d-data li fiha l-istituzzjoni li rċeviet id-dokument tkun ippreżentat it-talba tagħha. Il-Kummissjoni Amministrattiva għandha tfittex li tirrikonċilja l-fehmiet fi żmien sitt xhur mid-data li fiha l-kwistjoni tressqet quddiemha.

Artikolu 6

Applikazzjoni provviżorja tal-leġislazzjoni u l-għoti provviżorju ta’ benefiċċji

(1)  Sakemm mhux previst mod ieħor fir-Regolament implimentattiv, fejn ikun hemm differenza ta’ fehmiet bejn l-istituzzjonijiet jew l-awtoritajiet ta’ żewġ Stati Membri jew aktar dwar id-determinazzjoni tal-leġislazzjoni applikabbli, il-persuna kkonċernata għandha tiġi suġġetta b’mod provviżorju għal-leġislazzjoni ta’ wieħed minn dawk l-Istati Membri, fejn l-ordni ta’ prijorità tiġi ddeterminata kif ġej:

▼M2

▼B

(2)  F’każ ta’ differenza ta’ fehmiet bejn l-istituzzjonijiet jew l-awtoritajiet ta’ żewġ Stati Membri jew aktar dwar liema istituzzjoni għandha tipprovdi l-benefiċċji fi flus jew in natura, il-persuna kkonċernata li tista’ titlob benefiċċji jekk ma kienx hemm xi kontestazzjoni għandha tkun intitolata, fuq bażi provviżorja, għall-benefiċċji previsti mil-leġislazzjoni applikata mill-istituzzjoni tal-post ta’ residenza tagħha jew, jekk dik il-persuna ma tirrisjedix fit-territorju ta’ wieħed mill-Istati Membri kkonċernati, għall-benefiċċji previsti mil-leġislazzjoni li tapplika l-istituzzjoni li lilha ġiet sottomessa t-talba l-ewwel;

(3)  Fejn ma jintlaħaqx qbil bejn l-istituzzjonijiet jew l-awtoritajiet konċernati, il-kwistjoni tista’ titressaq quddiem il-Kummissjoni Amministrattiva mill-awtoritajiet kompetenti mhux qabel xahar wara d-data li fiha tqajmet id-differenza ta’ fehmiet kif imsemmi fil-paragrafi 1 jew (2) Il-Kummissjoni Amministrattiva għandha tfittex li tirrikonċilja l-fehmiet fi żmien sitt xhur mid-data li fiha l-kwistjoni tressqet quddiemha.

(4)  Fejn jiġi stabbilit jew li l-leġislazzjoni applikabbli mhijiex dik tal-Istat Membru li fih seħħet l-isħubija provviżorja jonkella li l-istituzzjoni li tat il-benefiċċji fuq bażi provviżorja ma kinitx l-istituzzjoni kompetenti, l-istituzzjoni identifikata bħala kompetenti għandha tiġi kkunsidrata bħala kompetenti b’mod retroattiv daqslikieku dik id-differenza ta’ fehmiet ma kinitx teżisti, sa mhux aktar tard mid-data tal-isħubija provviżorja jew mill-ewwel għoti provviżorju tal-benefiċċji kkonċernati.

(5)  Jekk meħtieġ, l-istituzzjoni identifikata bħala kompetenti u l-istituzzjoni li provviżorjament ħallset il-benefiċċji fi flus jew provviżorjament irċeviet kontribuzzjonijiet għandhom jirregolaw is-sitwazzjoni fnanzjarja tal-persuna kkonċernata fir-rigward ta’ kontribuzzjonijiet u benefiċċji fi flus imħallsin provviżorjarment, fejn ikun il-każ, konformement mat-Titolu IV, Kapitolu III, tar-Regolament implimentattiv.

Il-benefiċċji in natura mogħtija provviżorjament minn istituzzjoni taħt il-paragrafu 2 għandhom jitħallsu lura mill-istituzzjoni kompetenti konformement mat-Titolu IV tar-Regolament implimentattiv.

Artikolu 7

Kalkolu provviżorju tal-benefiċċji u tal-kontribuzzjonijiet

(1)  Sakemm ma jkunx previst mod ieħor fir-Regolament implimentattiv, fejn persuna tkun eliġibbli għal benefiċċju jew responsabbli biex tħallas kontribuzzjonijiet taħt ir-Regolament bażiku, u l-istituzzjoni kompetenti ma jkollhiex l-informazzjoni kollha dwar is-sitwazzjoni fi Stat Membru ieħor li tkun meħtieġa għall-kalkolu definittiv tal-ammont ta’ dak il-benefiċċju jew kontribuzzjoni, dik l-istituzzjoni għandha, fuq talba tal-persuna kkonċernata, tagħti dan il-benefiċċju jew tikkalkola din il-kontribuzzjoni fuq bażi provviżorja, jekk tali kalkolu hu possibbli abbażi tal-informazzjoni li hija disponibbli għal dik l-istituzzjoni.

(2)  Il-benefiċċju jew il-kontribuzzjoni kkonċernata għandha tiġi kkalkolata mill-ġdid ladarba l-evidenza jew id-dokumenti ta’ sostenn kollha meħtieġa jiġu pprovduti lill-istituzzjoni kkonċernata.