1. De lidstaten zorgen ervoor dat informatie van instellingen voor cultureel erfgoed, organisaties voor collectief beheer of relevante overheidsinstanties met het oog op de identificatie van onder een overeenkomstig artikel 8, lid 1, verleende licentie vallende of op grond van de in artikel 8, lid 2, vastgestelde uitzondering of beperking gebruikte werken of andere materialen die niet of niet meer in de handel zijn, alsmede informatie over de mogelijkheden voor rechthebbenden als bedoeld in artikel 8, lid 4, en, zodra deze beschikbaar is en indien relevant, informatie over de partijen bij de licentie, over het gedekte grondgebied en over het gebruik, permanent, gemakkelijk en effectief toegankelijk wordt gesteld via één publieke portaalsite vanaf ten minste zes maanden voordat de werken of andere materialen overeenkomstig de licentie of krachtens de uitzondering of beperking worden gedistribueerd, aan het publiek worden meegedeeld of voor het publiek beschikbaar worden gesteld.
De portaalsite wordt overeenkomstig Verordening (EU) nr. 386/2012 opgericht en beheerd door het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie.