Дял VI — Управление на непрекъсваемостта на дейността

Институциите следва да изготвят надежден план за управление и възстановяване на непрекъсваемостта на дейността, който гарантира тяхната способност за функциониране в условията на действащо предприятие и ограничава загубите в случай на сериозен срив на дейността.

Институциите могат да определят специална независима функция, отговаряща за непрекъсваемостта на дейността, напр. като част от ФУР⁴¹ .

⁴¹ Вж. също член 312 от Регламент (ЕС) № 575/2013.

Дейността на институцията зависи от няколко основни ресурса (напр. ИТ системи, включително облачни услуги, комуникационни системи, основен персонал и сгради). Целта на управлението на непрекъсваемостта на дейността е да се намалят операционните, финансовите, правните, свързаните с репутацията и другите материални последици в резултат на бедствие или продължително прекъсване използването на тези ресурси и произтичащото от това нарушаване на обичайните процедури за работа на институцията. Други мерки за управление на риска могат да бъдат използвани за намаляване на вероятността от такива инциденти или прехвърляне на техните финансови последици към трети лица (напр. чрез застраховка).

С цел да създаде надежден план за управление на непрекъсваемостта на дейността, институцията следва да анализира внимателно рисковите фактори за и излагането на дейността ѝ на сериозни смущения и да оцени (количествено и качествено) тяхното потенциално въздействие, като използва вътрешни и/или външни данни и сценариен анализ. Този анализ следва да обхваща всички бизнес линии и вътрешни звена, включително ФУР, и следва да взема предвид тяхната взаимозависимост. Резултатите от анализа следва да допринесат за определяне на приоритетите и целите за възстановяване на институцията.

Въз основа на горепосочения анализ институцията следва да въведе:

• а. планове за непредвидени обстоятелства и за непрекъсваемост на дейността, за да гарантира, че институцията реагира по подходящ начин в спешни случаи и е в състояние да поддържа най - важните дейности, ако има нарушение на обичайните ѝ процедури на работа; и
• б. планове за възстановяване използването на основни ресурси, за да се даде възможност на институцията да възстанови извършването на обичайните си дейности в подходящ срок. Всякакъв остатъчен риск от потенциалното прекъсване на дейността следва да съответства на рисковия апетит на институцията.

Тази публикация следва да включва най - малко:

• а. общ преглед на вътрешната организация на институциите и структурата на групата, както е определено в Директива 2013/34/ЕС, и промени в тях, включително основните отчетни линии и отговорности;
• б. всички съществени промени, направени след предходната публикация, и датата на съществената промяна;
• в. нови правни, управленски или организационни структури;
• г. информация за структурата, организацията и членовете на ръководния орган, включително броя на неговите членове и броя на онези, които се определят като независими, както и уточнение за пола и продължителността на мандата на всеки член на ръководния орган;
• д. основните отговорностите на ръководния орган;
• е. списък на комитетите към ръководния орган в контролната му функция и техния състав;
• ж. общ преглед на политиката относно конфликтите на интереси, приложима за институцията и ръководния орган;
• з. общ преглед на рамката за вътрешен контрол; и
• и. общ преглед на рамката за управление на непрекъсваемостта на дейността.

All audit recommendations should be subject to a formal follow-up procedure by the appropriate levels of management to ensure and report on their effective and timely resolution.

Плановете за непредвидени обстоятелства, непрекъсваемост на дейността и за възстановяване следва да бъдат документирани и да се прилагат внимателно. Документацията следва да е достъпна в рамките на бизнес линиите, вътрешните звена и ФУР и да се съхранява в системи, които са физически отделени и леснодостъпни в случай на извънредни ситуации. Следва да се осигурява подходящо обучение. Плановете следва да бъдат редовно тествани и актуализирани. Всички трудности или проблеми, възникващи по време на тестовете, следва да се документират и анализират, а плановете съответно да се преразглеждат.

Стратегиите, политиките и процедурите следва да бъдат сведени до знанието на всички служители в институцията. Персоналът на институцията следва да разбира и спазва политиките и процедурите, които се отнасят до неговите задължения и отговорности.

В съответствие с това ръководният орган следва да информира и редовно да осведомява съответните служители относно новостите в стратегиите и политиките на институцията по ясен и съгласуван начин, най - малкото в степента, необходима за изпълнение на конкретните им задължения. Това може да бъде направено чрез писмени насоки, ръководства или други средства.

Когато предприятия майки, от които компетентните органи изискват, съгласно член 106, параграф 2 от Директива 2013/36/ЕС, да публикуват ежегодно описание на правната си структура и управленската и организационна структура на групата институции, информацията следва да включва всички субекти, включени в структурата на групата, както е определено в Директива 2013/34/ЕС⁴² , по държави.

⁴² Директива 2013/34/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 26 юни 2013 година относно годишните финансови отчети, консолидираните финансови отчети и свързаните доклади на някои видове предприятия и за изменение на Директива 2006/43/ЕО на Европейския парламент и на Съвета и за отмяна на Директиви 78/660/ЕИО и 83/349/ЕИО на Съвета (ОВ L 182, 29.6.2013 г., стр. 19).