VI sadaļa. Darbības nepārtrauktības vadība

Iestādes var izveidot īpašu patstāvīgu darbības nepārtrauktības struktūru, piemēram, kā RPF daļu⁴¹ .

⁴¹ Skatīt arī Regulas (ES) Nr. 575/2013 312. pantu.

Iestādes darbības pamatā ir vairāki kritiski svarīgi resursi (piemēram, IT sistēmas, tostarp mākoņpakalpojumi, komunikācijas sistēmas, pamatpersonāls un ēkas). Darbības nepārtrauktības vadības mērķis ir samazināt darbības, finanšu, juridiskās, reputācijas un citas būtiskas ietekmes, ko rada katastrofa vai ilgstošs šo resursu piegādes pārtraukums, kas izraisa turpmākus traucējumus iestādes parastajā darba kārtībā. Lai samazinātu šādu incidentu iespējamību vai novirzītu to finansiālo ietekmi uz trešām personām (piemēram, veicot apdrošināšanu), var plānot arī citus riska pārvaldības pasākumus.

Lai izstrādātu pareizu darbības nepārtrauktības vadības plānu, iestādei būtu rūpīgi jāanalizē riska faktori un smagu darbības traucējumu iedarbība un (kvantitatīvi un kvalitatīvi) jānovērtē to potenciālā ietekme, veicot iekšējo un/vai ārējo datu un scenāriju analīzi. Šai analīzei būtu jāaptver visas darbības jomas un iekšējās vienības, tostarp RPF struktūra, un būtu jāņem vērā to savstarpējā atkarība. Analīzes rezultātiem būtu jāsekmē iestādes atveseļošanas prioritāšu un mērķu definēšana.

Pamatojoties uz iepriekš minēto analīzi, iestādei būtu jāizstrādā:

• a. ārkārtas gadījumu un darbības nepārtrauktības plāni, lai nodrošinātu iestādes pareizu reakciju uz ārkārtas situācijām un iespēju tai saglabāt vissvarīgākās darbības, kad rodas traucējumi parastajās darba procedūrās; un
• b. kritisko resursu atgūšanas plāni, lai iestāde piemērotā termiņā varētu atgriezties pie parastajām darba procedūrām. Jebkuram atlikušajam riskam, ko rada iespējamie darbības traucējumi, būtu jāatbilst iestādes vēlmei uzņemties risku.

Ārkārtas gadījumu, darbības nepārtrauktības un atgūšanas plāni būtu jādokumentē un rūpīgi jāīsteno. Dokumentēšanas iespēja jānodrošina darbības jomu, iekšējo vienību un RPF struktūrā, un šie dokumenti jāuzglabā sistēmās, kas ir fiziski nodalītas un viegli pieejamas ārkārtas situācijās. Būtu jānodrošina atbilstoša apmācība. Minētie plāni būtu regulāri jātestē un jāatjaunina. Jebkuras problēmas vai kļūmes, kas rodas testēšanas laikā, būtu jādokumentē un jāanalizē, attiecīgi pārskatot arī plānus.

An internal audit plan should be drawn up at least once a year on the basis of the annual internal audit control objectives. The internal audit plan should be approved by the management body.

All audit recommendations should be subject to a formal follow-up procedure by the appropriate levels of management to ensure and report on their effective and timely resolution.

Par stratēģijām, politikām un procedūrām būtu jāinformē visi iesaistītie darbinieki visā iestādē. Iestādes personālam būtu jāizprot un jāievēro tās politikas un procedūras, kas saistītas ar viņu pienākumiem un uzdevumiem.

Tāpat arī vadības struktūrai būtu jāinformē attiecīgie darbinieki un regulāri jāsniedz viņiem jaunākā informācija par iestādes stratēģijām un politikām skaidrā un konsekventā veidā, vismaz tādā līmenī, kāds nepieciešams viņu konkrēto pienākumu izpildei. Šim nolūkam var izmantot rakstveida nostādnes, rokasgrāmatas vai citus līdzekļus.

Ja kompetentās iestādes pieprasa mātesuzņēmumam saskaņā ar Direktīvas 2013/36/ES 106. panta 2. punktu katru gadu publicēt aprakstu par tā juridisko struktūru un pārvaldību un par iestāžu grupas organizatorisko struktūru, šajā informācijā būtu iekļauj visas vienības, kas ietilpst grupas struktūrā, kā definēts Direktīvā 2013/34/ES⁴² , sadalījumā pa valstīm.

⁴² Eiropas Parlamenta un Padomes 2013. gada 26. jūnija Direktīva 2013/34/ES par noteiktu veidu uzņēmumu gada finanšu pārskatiem, konsolidētajiem finanšu pārskatiem un saistītiem ziņojumiem, ar ko groza Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvu 2006/43/EK un atceļ Padomes Direktīvas 78/660/EEK un 83/349/EEK (OV L 182, 29.6.2013., 19. lpp.).

Šajā publikācijā būtu jāietver vismaz:

• a. pārskats par iestāžu iekšējo organizāciju un grupas struktūru, kā definēts Direktīvā 2013/34/ES un tās grozījumos, tostarp par galveno pārskatu sniegšanas kārtību un pienākumiem;
• b. jebkuras būtiskās izmaiņas laikā pēc iepriekšējās publikācijas un šo būtisko izmaiņu datumi;
• c. jaunās juridiskās, pārvaldības vai organizatoriskās struktūras;
• d. informācija par vadības struktūras sastāvu, organizāciju un locekļiem, tostarp norādot šo locekļu skaitu un to locekļu skaitu, kuri klasificējami kā neatkarīgi locekļi, kā arī norādot katra vadības struktūras locekļa dzimumu un pilnvaru termiņu;
• e. vadības struktūras galvenie pienākumi;
• f. vadības struktūras kā uzraudzības veicējas komiteju saraksts un to sastāvs;
• g. pārskats par interešu konflikta politiku, ko piemēro iestādēm un vadības struktūrai;
• h. pārskats par iekšējās kontroles sistēmu; un
• i. pārskats par darbības nepārtrauktības vadības sistēmu.