VI. cím – Üzletmenetfolytonosság - menedzsment

Az intézmények külön független üzletmenet - folytonossági részleget is létrehozhatnak, pl. a kockázatkezelési részleg részeként⁴¹ .

⁴¹ Lásd még az 575/2013/EU rendelet 312. cikkét.

Az intézmények üzleti tevékenysége számos kritikusan fontos erőforrásra támaszkodik (pl. informatikai rendszerek, beleértve a felhőalapú szolgáltatásokat, kommunikációs rendszerek, kulcsfontosságú személyzet és épületek). Az üzletmenet - folytonosság kezelésének célja a valamely katasztrófából vagy az említett erőforrások hosszabb ideig tartó zavarából, és ebből következően az intézmény szokásos üzletmenetének zavarából eredő működési, pénzügyi, jogi, hírnévvel kapcsolatos és egyéb lényeges következmények csökkentése. Egyéb kockázatkezelési intézkedések az ilyen események valószínűségének csökkentését vagy a pénzügyi hatás harmadik felekre (pl. biztosítás segítségével) történő átruházását célozhatják meg.

A megbízható üzletmenetfolytonosság - kezelési terv kidolgozásához az intézménynek gondosan elemeznie kell a kockázati tényezőket és a súlyos üzletviteli fennakadásoknak való kitettségét, valamint (mennyiségileg és minőségileg) értékelnie kell azok lehetséges hatását, belső és/vagy külső adatok és forgatókönyv - elemzés segítségével. Ennek az elemzésnek az összes üzletágra és belső szervezeti egységre ki kell terjednie, a kockázatkezelési részleget is beleértve, és figyelembe kell vennie azok egymástól való függését. Az elemzés eredményei hozzájárulnak az intézmény helyreállítási prioritásainak és célkitűzéseinek meghatározásához.

A fent említett elemzés alapján az intézménynek a következőket kell bevezetnie:

• a. vészhelyzeti és üzletmenet - folytonossági tervek, amelyek biztosítják, hogy az intézmény megfelelően reagál a vészhelyzetekre, és képes fenntartani legfontosabb üzleti tevékenységeit a szokásos üzletmenetének zavara esetén is; valamint
• b. a kritikus erőforrások helyreállítási tervei, amelyek lehetővé teszik az intézmény számára, hogy megfelelő időn belül visszatérjen rendes üzletmenetéhez. A potenciális üzletviteli fennakadásokból fennmaradó kockázatnak összhangban kell lennie az intézmény kockázatvállalási hajlandóságával.

A vészhelyzeti, üzletmenet - folytonossági és helyreállítási terveket dokumentálni kell, és gondosan végre kell hajtani. A dokumentációt az üzletágakon, belső szervezeti egységeken és kockázatkezelési részlegeken belül elérhetővé kell tenni, valamint fizikailag elkülönített és vészhelyzet esetén könnyen hozzáférhető rendszerekben kell tárolni. Gondoskodni kell a megfelelő képzésről. A terveket rendszeresen tesztelni és frissíteni kell. A tesztelés során előforduló kihívásokat vagy hibákat dokumentálni és elemezni kell, majd a terveket ennek megfelelően felül kell vizsgálni.

An internal audit plan should be drawn up at least once a year on the basis of the annual internal audit control objectives. The internal audit plan should be approved by the management body.

All audit recommendations should be subject to a formal follow-up procedure by the appropriate levels of management to ensure and report on their effective and timely resolution.

A stratégiákat, politikákat és eljárásokat az intézményen belül az összes érintett munkatárshoz el kell juttatni. Az intézmény munkatársainak érteniük kell a kötelességeikre és felelősségi köreikre vonatkozó politikákat és eljárásokat, és be is kell tartaniuk azokat.

Ennek megfelelően a vezető testületnek egyértelmű és következetes módon kell tájékoztatnia és figyelmeztetnie az érintett munkatársakat az intézmény stratégiáira és politikáira, legalább a saját feladataik elvégzéséhez szükséges szinten. Ez történhet írásbeli iránymutatások, kézikönyvek segítségével vagy egyéb módokon.

Amennyiben a 2013/34/EU irányelv 106. cikkének (2) bekezdése értelmében az illetékes hatóságok arra kötelezik az anyavállalatokat, hogy évente nyilvánosságra hozzák jogi struktúrájuk és irányításuk, valamint az intézménycsoport szervezeti felépítésének leírását, az információnak a 2013/36/EU irányelvnek⁴² megfelelően a csoportstruktúrán belüli összes szervezetre ki kell térnie, ország szerinti bontásban.

⁴² Az Európai Parlament és a Tanács 2013. június 26 - i 2013/34/EU irányelve a meghatározott típusú vállalkozások éves pénzügyi kimutatásairól, összevont (konszolidált) éves pénzügyi kimutatásairól és a kapcsolódó beszámolókról, a 2006/43/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv módosításáról, valamint a 78/660/EGK és a 83/349/EGK tanácsi irányelv hatályon kívül helyezéséről (HL L 182., 2013.6.29., 19. o.).

A nyilvánosságra hozott információknak legalább a következőkre kell kiterjedniük:

• a. az intézmények 2013/34/EU irányelvben meghatározott belső szervezetének és a csoportstruktúrának, valamint ezek változásainak az áttekintése, beleértve a fő jelentéstételi útvonalakat és felelősségi köröket;
• b. az előző nyilvánosságra hozatal óta bekövetkezett lényeges változások és a lényeges változás időpontja;
• c. új jogi, irányítási vagy szervezeti struktúrák;
• d. a vezető testület struktúrájára, szervezetére és tagjaira vonatkozó információk, beleértve a tagok számát és a függetlennek minősülő tagok számát, meghatározva a vezető testület egyes tagjainak nemét és megbízatásuk időtartamát;
• e. a vezető testület legfontosabb felelősségi körei;
• f. a felügyeleti feladatot ellátó vezető testület bizottságainak felsorolása és azok összetétele;
• g. az intézményekre és a vezető testületre vonatkozó összeférhetetlenségi politika áttekintése;
• h. a belső ellenőrzési keretrendszer áttekintése; valamint
• i. az üzletmenetfolytonosság - kezelési keretrendszer áttekintése.