21 Útvar compliance

Instituce by měly zřídit trvalou a účinnou funkci zajišťování shody s předpisy (compliance) s cílem řídit riziko nedodržení předpisů a měly by jmenovat osobu odpovědnou za tuto funkci v celé instituci (hlavního manažera pro dodržování předpisů nebo vedoucího oddělení zajišťování shody s předpisy).

Není - li s ohledem na zásadu proporcionality uvedenou v hlavě I přiměřené jmenovat osobu, která vykonává pouze úlohu vedoucího funkce zajišťování shody s předpisy, tuto funkci lze spojit s funkcí vedoucího funkce řízení rizik nebo ji může vykonávat jiný člen vrcholného vedení (např. vedoucí právního oddělení), a to za předpokladu, že mezi spojenými funkcemi neexistuje střet zájmů.

Funkce zajišťování shody s předpisy, včetně vedoucího funkce zajišťování shody s předpisy, by měla být nezávislá na liniích podnikání a interních útvarech, které kontroluje, a měla by mít dostatečnou pravomoc, váhu a zdroje. S ohledem na kritéria proporcionality uvedená v hlavě I může této funkci poskytovat podporu funkce řízení rizik nebo tato funkce může být spojena s funkcí řízení rizik nebo jinými vhodnými funkcemi, např. právním oddělením nebo oddělením lidských zdrojů.

Pracovníci v rámci funkce zajišťování shody s předpisy by měli mít dostatečné znalosti, dovednosti a zkušenosti týkající se zajišťování shody s předpisy a relevantních postupů a měli by mít přístup k pravidelné odborné přípravě.

Vedoucí orgán v kontrolní funkci by měl dohlížet na provádění řádně zdokumentovaných zásad zajišťování shody s předpisy, s nimiž by měli být seznámeni všichni pracovníci. Instituce by měly vytvořit postup pro pravidelné posuzování změn zákonů a předpisů vztahujících se k jejich činnosti.

Funkce zajišťování shody s předpisy by měla vedoucímu orgánu poskytovat poradenství ohledně opatření, která je potřeba přijmout k zajištění shody s platnými zákony, pravidly, předpisy a standardy, a měla by posuzovat možný dopad jakýchkoli změn právního nebo regulačního prostředí na činnost instituce a její rámec zajišťování shody s předpisy.

Funkce zajišťování shody s předpisy by měla zajistit, aby bylo prostřednictvím strukturovaného a dobře vymezeného programu sledování dodržování předpisů kontrolováno jejich dodržování a aby byly dodržovány zásady zajišťování shody s předpisy. Funkce zajišťování shody s předpisy by měla vedoucímu orgánu podávat zprávy o riziku nedodržení předpisů a o řízení tohoto rizika v dané instituci a měla by v těchto otázkách podle potřeby komunikovat s funkcí řízení rizik. Funkce zajišťování shody s předpisy a funkce řízení rizik by měly při plněních svých úkolů spolupracovat a vzájemně si podle potřeby poskytovat informace. Vedoucí orgán a funkce řízení riziky by měly zjištění funkce zajišťování shody s předpisy zohledňovat v rozhodovacích procesech.

V souladu s oddílem 18 těchto obecných postupů by funkce zajišťování shody s předpisy měla v úzké spolupráci s funkcí řízení rizik a s právním oddělením rovněž ověřit, zda jsou nové produkty a nové postupy v souladu se stávajícím právním rámcem a s případnými známými nadcházejícími změnami zákonů, předpisů a požadavků dohledu.

Instituce by měly přijmout vhodná opatření proti vnitřnímu i vnějšímu chování, které by mohlo usnadnit či umožnit podvody, praní peněz a financování terorismu nebo jiné finanční trestné činy a porušení kázně (např. porušení vnitřních postupů, omezení).

Instituce by měly zajistit, aby jejich dceřiné podniky a pobočky učinily opatření s cílem zajistit soulad jejich operací s místními zákony a předpisy. Jestliže místní zákony a předpisy brání uplatnění přísnějších, skupinou zavedených postupů a systémů zajišťování shody s předpisy, zejména jestliže znemožňují zveřejňování a výměnu nezbytných informací mezi subjekty v rámci skupiny, měly by dceřiné podniky a pobočky informovat hlavního manažera pro dodržování předpisů nebo vedoucího útvaru zajišťování shody s předpisy v konsolidující instituci.