Článek 18 Vedení a uchovávání záznamů o oznámeních

Členské státy zajistí, aby právní subjekty v soukromém a veřejném sektoru a příslušné orgány vedly záznamy o všech obdržených oznámeních, a to v souladu s požadavky na zachování důvěrnosti stanovenými v článku 16. Oznámení jsou uchovávána pouze po dobu, která je nezbytná a přiměřená pro účely splnění požadavků uložených touto směrnicí nebo jiných požadavků uložených podle unijního či vnitrostátního práva.

Jestliže je pro oznámení použita telefonní linka se záznamem hovorů nebo jiný systém hlasových zpráv se záznamem hovorů, jsou právní subjekty v soukromém a veřejném sektoru a příslušné orgány s výhradou souhlasu oznamující osoby oprávněny ústní oznámení zdokumentovat jedním z těchto způsobů:

Jestliže je pro oznámení použita telefonní linka bez záznamů hovorů nebo jiný systém hlasových zpráv bez záznamů hovorů, jsou právní subjekty v soukromém a veřejném sektoru a příslušné orgány oprávněny ústní oznámení zdokumentovat formou přesného zápisu hovoru sepsaného pracovníky odpovědnými za vyřizování oznámení. Právní subjekty v soukromém a veřejném sektoru a příslušné orgány nabídnou oznamující osobě možnost zápis hovoru zkontrolovat, opravit a odsouhlasit svým podpisem.

Jestliže osoba požaduje schůzku s pracovníky právních subjektů v soukromém a veřejném sektoru nebo příslušných orgánů za účelem oznámení podle čl. 9 odst. 2 a čl. 12 odst. 2, právní subjekty v soukromém a veřejném sektoru a příslušné orgány zajistí, aby s výhradou souhlasu oznamující osoby byly o schůzce vedeny a uchovávány úplné a přesné záznamy v trvalé a dohledatelné podobě.