Artikel 18 Registrering af indberetningerne

Medlemsstaterne sikrer, at juridiske enheder i den private og offentlige sektor og kompetente myndigheder registrerer alle modtagne indberetninger i overensstemmelse med tavshedspligten fastsat i artikel 16. Indberetningerne må kun opbevares så længe, det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der pålægges ved dette direktiv, eller andre krav, der pålægges ved EU-retten eller national ret.

Hvor der gøres brug af en telefonlinje med optagelse eller et andet talemeddelelsessystem med optagelse til indberetning, og forudsat at den indberettende person samtykker, har juridiske enheder i den private og offentlige sektor og kompetente myndigheder ret til at dokumentere den mundtlige indberetning på en af følgende måder:

Hvor der gøres brug af en telefonlinje uden optagelse eller et andet talemeddelelsessystem uden optagelse til indberetning, har juridiske enheder i den private og offentlige sektor og kompetente myndigheder ret til at dokumentere den mundtlige indberetning i form af et nøjagtigt referat af samtalen skrevet af de medarbejdere, der har ansvar for håndtering af indberetningen. Juridiske enheder i den private og offentlige sektor og kompetente myndigheder giver den indberettende person mulighed for at kontrollere, berigtige og acceptere referatet af samtalen ved at underskrive det.

Hvor en person anmoder om et møde med juridiske enheder i den private og offentlige sektors eller kompetente myndigheders medarbejdere med henblik på indberetning i henhold til artikel 9, stk. 2, og artikel 12, stk. 2, sikrer juridiske enheder i den private og offentlige sektor og kompetente myndigheder, at et fuldstændigt og nøjagtigt referat af mødet opbevares i varig og tilgængelig form, forudsat at den indberettende person samtykker.