Άρθρο 18 Τήρηση αρχείων των αναφορών

Τα κράτη μέλη διασφαλίζουν ότι οι νομικές οντότητες του ιδιωτικού και του δημοσίου δικαίου και οι αρμόδιες αρχές τηρούν αρχεία για κάθε αναφορά που παραλαμβάνουν, σύμφωνα με τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας που προβλέπονται στο άρθρο 16. Οι αναφορές αποθηκεύονται για χρονικό διάστημα που δεν υπερβαίνει το αναγκαίο και αναλογικό προκειμένου να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από την παρούσα οδηγία ή άλλες απαιτήσεις που επιβάλλονται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο.

Όταν για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων με καταγραφή της συνομιλίας, με την επιφύλαξη της συναίνεσης του αναφέροντος, οι νομικές οντότητες του ιδιωτικού και του δημόσιου τομέα και οι αρμόδιες αρχές έχουν το δικαίωμα να τεκμηριώσουν την προφορική υποβολή αναφοράς με έναν από τους ακόλουθους τρόπους:

Όταν για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων χωρίς καταγραφή της συνομιλίας, οι νομικές οντότητες του ιδιωτικού και του δημοσίου δικαίου και οι αρμόδιες αρχές έχουν το δικαίωμα να τεκμηριώσουν την προφορική υποβολή αναφοράς με τη μορφή επακριβών πρακτικών της συνομιλίας που συντάσσονται από τα μέλη του προσωπικού που είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό της αναφοράς. Οι νομικές οντότητες του ιδιωτικού και του δημοσίου δικαίου και οι αρμόδιες αρχές παρέχουν στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας, υπογράφοντάς τα.

Όταν ένα πρόσωπο ζητήσει συνάντηση με τα μέλη του προσωπικού των νομικών οντοτήτων του ιδιωτικού και του δημόσιου τομέα ή των αρμόδιων αρχών για να υποβάλει αναφορά σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 2 και το άρθρο 12 παράγραφος 2, οι νομικές οντότητες του ιδιωτικού και του δημόσιου τομέα και οι αρμόδιες αρχές διασφαλίζουν, με την επιφύλαξη της συναίνεσης του αναφέροντος, ότι τηρούνται πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή.