CON.9 Informationsaustausch

Die zentrale Verwaltungsstelle MUSS sicherstellen, dass durch die Weitergabe von Informationen nicht gegen rechtliche Rahmenbedingungen verstoßen wird.

Die zentrale Verwaltungsstelle MUSS festlegen, wer welche Informationen erhalten und weitergeben darf. Es MUSS festgelegt werden, auf welchen Wegen die jeweiligen Informationen ausgetauscht werden dürfen. Alle Beteiligten MÜSSEN vor dem Austausch von Informationen sicherstellen, dass die empfangende Stelle die notwendigen Berechtigungen für den Erhalt und die Weiterverarbeitung der Informationen besitzt.

Bevor Informationen ausgetauscht werden, MUSS die Institution festlegen, wie schutzbedürftig die Informationen sind. Sie MUSS festlegen, wie die Informationen bei der Übertragung zu schützen sind.

Falls schutzbedürftige Daten übermittelt werden, MUSS die Institution die Empfangenden darüber informieren, wie schutzbedürftig die Informationen sind. Falls die Informationen schutzbedürftig sind, MUSS die Institution die Empfangenden darauf hingewiesen werden, dass diese die Daten ausschließlich zu dem Zweck nutzen dürfen, zu dem sie übermittelt wurden.

Fachverantwortliche MÜSSEN die Mitarbeitenden über die Rahmenbedingungen jedes Informationsaustauschs informieren. Die Fachverantwortlichen MÜSSEN sicherstellen, dass die Mitarbeitenden wissen, welche Informationen sie wann, wo und wie weitergeben dürfen.

Bei einem regelmäßigen Informationsaustausch mit anderen Institutionen SOLLTE die Institution die Rahmenbedingungen für den Informationsaustausch formal vereinbaren. Die Vereinbarung für den Informationsaustausch SOLLTE Angaben zum Schutz aller vertraulichen Informationen enthalten.

Zusätzlich zu den allgemeinen Schulungsmaßnahmen SOLLTE die Institution über die Gefahren von Rest- und Zusatzinformationen in Dokumenten und Dateien informieren. Es SOLLTE vermittelt werden, wie sie Rest- und Zusatzinformationen in Dokumenten und Dateien vermeiden werden können.

Die Institution SOLLTE Anleitungen bereitstellen, die vorgeben wie unerwünschte Restinformationen vom Austausch auszuschließen sind.

Jede Datei und jedes Dokument SOLLTE vor der Weitergabe auf unerwünschte Restinformationen überprüft werden. Unerwünschte Restinformationen SOLLTEN vor der Weitergabe aus Dokumenten und Dateien entfernt werden.

Vor einem Informationsaustausch SOLLTE überprüfen werden, ob die eingesetzten IT-Systeme und Produkte kompatibel sind.

Die Institution SOLLTE eine Sicherungskopie der übermittelten Informationen anfertigen, falls die Informationen nicht aus anderen Quellen wiederhergestellt werden können.

Die Institution SOLLTE prüfen, ob Informationen während des Austausches kryptografisch gesichert werden können. Falls die Informationen kryptografisch gesichert werden, SOLLTEN dafür ausreichend sichere Verfahren eingesetzt werden.

Bevor vertrauliche Informationen an andere Institutionen weitergeben werden, SOLLTE die zentrale Verwaltung informiert werden. Die zentrale Verwaltung SOLLTE eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit der empfangenden Institution abschließen. Die Vertraulichkeitsvereinbarung SOLLTE regeln, wie die Informationen durch die empfangende Institution aufbewahrt werden dürfen. In der Vertraulichkeitsvereinbarung SOLLTE festgelegt werden, wer bei der empfangenden Institution Zugriff auf welche übermittelten Informationen haben darf.