BTO 2.2.2 Abwicklung und Kontrolle

Bei der Abwicklung sind auf Basis der vom Handel erhaltenen Abschlussdaten die Geschäftsbestätigungen bzw. die Abrechnungen auszufertigen sowie daran anschließende Abwicklungsaufgaben durchzuführen.

Erläuterung

Abwicklungssysteme
In Abhängigkeit von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt sind Handelsgeschäfte grundsätzlich elektronisch abzuwickeln; vorhandene Abwicklungssysteme sind, soweit möglich, zu nutzen.

Grundsätzlich sind Handelsgeschäfte unverzüglich in geeigneter Form (z. B. schriftlich oder elektronisch) zu bestätigen. Die Bestätigung muss die erforderlichen Abschlussdaten enthalten. Bei Handelsgeschäften über Makler muss der Makler benannt werden. Der unverzügliche Eingang der Gegenbestätigungen direkt in die Abwicklung ist zu überwachen. Fehlende bzw. unvollständige Gegenbestätigungen sind unverzüglich zu reklamieren, es sei denn, es handelt sich um ein Handelsgeschäft, das in allen Teilen ordnungsgemäß erfüllt ist.

Wenn Gegenbestätigungen nicht eingeholt werden können, muss das Institut auf andere geeignete Weise die Existenz und den Inhalt der Geschäfte verifizieren.

Ist bei komplexen Produkten in den Rahmenverträgen festgelegt, dass nur einer der beiden Partner den Vertrag erstellt, genügt eine beiderseitige Ad-hoc-Bestätigung (Kurzform) und die einseitige Vertragserstellung (Langform) nach Klärung aller Details. Die Ad-hoc-Bestätigung muss die wesentlichen Angaben zum vereinbarten Handelsgeschäft enthalten.

Für den Bestätigungsprozess innerhalb von Rahmenverträgen kann festgelegt werden, dass das Schweigen nach Ablauf einer im Voraus vereinbarten Frist als Gegenbestätigung anzusehen ist.

Bei den Bestätigungs- und Abstimmungsverfahren ist besonders darauf zu achten, ob Stornierungen und Korrekturen bei einzelnen Mitarbeitern oder bestimmten Geschäften gehäuft auftreten.

Bei Handelsgeschäften, die in einem Abwicklungs- oder Bestätigungssystem erfasst werden, das einen automatischen Abgleich der maßgeblichen Abschlussdaten gewährleistet (so genanntes Matching) und Handelsgeschäfte nur bei Übereinstimmung der Daten durchführt, kann auf das Bestätigungsverfahren verzichtet werden. Sofern kein automatischer Abgleich der maßgeblichen Abschlussdaten erfolgt, kann auf das Bestätigungsverfahren verzichtet werden, wenn das Abwicklungs- oder Bestätigungssystem beiden Kontrahenten den jederzeitigen Abruf der Abschlussdaten ermöglicht und eine Kontrolle dieser Daten vorgenommen wird.

Bei Geschäften in OTC-Derivaten (over the counter) ist eine Bestätigung gemäß Art. 11 Abs. 1 a) der Verordnung (EU) Nr. 648/2012 (zuletzt geändert durch Verordnung (EU) 2024/2987 (EMIR 3)) ausreichend, sofern sie vom Handel unabhängig erfolgt und der Meldepflicht an ein Transaktionsregister nachgekommen wird. Beiden Kontrahenten muss ein jederzeitiger Abruf der Abschlussdaten im Transaktionsregister möglich sein. Der Abruf durch das Institut muss erfolgen und dokumentiert werden.

Die Handelsgeschäfte sind einer laufenden Kontrolle zu unterziehen. Dabei ist insbesondere zu kontrollieren, ob

• a) die Geschäftsunterlagen vollständig und zeitnah vorliegen,
• b) die Angaben der Händler richtig und vollständig sind und, soweit vorhanden, mit den Angaben auf Maklerbestätigungen, Ausdrucken aus Handelssystemen oder Ähnlichem übereinstimmen,
• c) die Abschlüsse sich hinsichtlich Art und Umfang im Rahmen der festgesetzten Limite bewegen,
• d) marktgerechte Bedingungen vereinbart sind und
• e) Abweichungen von vorgegebenen Standards (z. B. Stammdaten, Anschaffungswege, Zahlungswege) vereinbart sind. 

Auf Kontrollen gemäß Buchstabe a) und b) kann verzichtet werden, sofern die von den Händlern eingegebenen Abschlussdaten automatisch und ohne weitere Eingriffsmöglichkeiten der Händler an die Abwicklung weitergeleitet werden.

Änderungen und Stornierungen der Abschlussdaten oder Buchungen sind außerhalb des Bereichs Handel zu kontrollieren.

Für die Kontrolle der Marktgerechtigkeit von Geschäftsabschlüssen sind geeignete Verfahren – ggf. differenziert nach Handelsgeschäftsarten – einzurichten. Der für die Marktgerechtigkeitskontrolle zuständige Geschäftsleiter ist unverzüglich zu unterrichten, wenn abweichend von BTO 2.2.1 Tz. 2 Handelsgeschäfte zu nicht marktgerechten Bedingungen abgeschlossen werden.

Für marktliquide Kassa- und Termininstrumente können die Kontrollen in Stichproben erfolgen, soweit dies unter Risikogesichtspunkten vertretbar ist.

Bei Handelsgeschäften, die direkt oder über Dritte (z. B. über eine Korrespondenzbank) an einer Börse oder einem anderen organisierten Markt abgewickelt werden, kann auf die Kontrolle der Marktgerechtigkeit verzichtet werden. Zur Identifizierung der Märkte, die als Börsen oder andere organisierte Märkte im Sinne dieser Anforderung angesehen werden können, kann auf folgende Aufstellungen zurückgegriffen werden:

• Übersicht der „European Securities and Markets Authority“ (ESMA) (zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Rundschreibens abrufbar unter: https://registers.esma.europa.eu/publication/searchRegister?core=esma_registers_upreg# über „Entity type: Regulated market“ bzw. „Entity type: Multilateral Trading Facility“),
•  „Liste der zugelassenen Börsen und der anderen organisierten Märkte gemäß § 193 Abs. 1 Nr. 2 und 4 KAGB“ (Schreiben der Bafin vom 16.02.2011; zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Rundschreibens abrufbar unter: https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/DE/Auslegungsentscheidung/WA/ae_080208_boersenInvG.html).

Aufgrund des geringeren Anforderungsniveaus kann bei organisierten Handelssystemen (OTFs) nicht auf die Kontrolle der Marktgerechtigkeit verzichtet werden.

Beim Ersterwerb aus einer Emission sind abhängig von der Art und der Struktur des Geschäftes Erleichterungen bei der Marktgerechtigkeitskontrolle möglich. Diese reduziert sich z. B. bei einer Emission im Wege der öffentlichen Versteigerung bzw. Bietung auf die Kontrolle der richtigen Abrechnung des Emissionskurses. In die Kontrolle der Marktgerechtigkeit sind auch interne Handelsgeschäfte einzubeziehen. Ausnahmen sind unter analoger Anwendung der in BTO 2.2.1 Tz. 2 aufgeführten Voraussetzungen möglich.