20.1 Ο ρόλος της λειτουργίας διαχείρισης κινδύνων στη στρατηγική κινδύνου και στις αποφάσεις σχετικά με τους κινδύνους

Σε περίπτωση που δεν είναι αναλογικός ο διορισμός προσώπου επιφορτισμένου αποκλειστικά με τον ρόλο του επικεφαλής της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης, λαμβανομένης υπόψη της αρχής της αναλογικότητας όπως καθορίζεται στον Τίτλο Ι, η συγκεκριμένη λειτουργία μπορεί να συνδυάζεται με τον επικεφαλής της λειτουργίας διαχείρισης κινδύνων ή μπορεί να ασκείται από άλλο ανώτερο διοικητικό στέλεχος (π.χ. τον επικεφαλής του νομικού τμήματος), υπό την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων μεταξύ των συνδυαζόμενων λειτουργιών.

Η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένου του επικεφαλής της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης, θα πρέπει να είναι ανεξάρτητο από τους επιχειρηματικούς τομείς και τις εσωτερικές μονάδες που ελέγχει και να διαθέτει επαρκείς εξουσίες, κύρος και πόρους. Λαμβανομένων υπόψη των κριτηρίων αναλογικότητας που καθορίζονται στον Τίτλο I, το εν λόγω τμήμα μπορεί είτε να επικουρείται στο έργο του από τη λειτουργία διαχείρισης κινδύνων είτε να συνδυάζεται με τη λειτουργία διαχείρισης κινδύνων ή με άλλα κατάλληλα τμήματα, π.χ. με το νομικό τμήμα ή με το τμήμα ανθρώπινων πόρων.

Το προσωπικό της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να διαθέτει επαρκές επίπεδο γνώσεων, δεξιοτήτων και πείρας σε θέματα συμμόρφωσης και συναφών διαδικασιών, ενώ θα πρέπει επίσης να έχει πρόσβαση σε τακτική κατάρτιση.

Το διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα θα πρέπει να επιβλέπει την εφαρμογή μιας άρτια τεκμηριωμένης πολιτικής κανονιστικής συμμόρφωσης, η οποία θα πρέπει να κοινοποιείται σε όλα τα μέλη του προσωπικού. Τα ιδρύματα θα πρέπει να θεσπίζουν διαδικασία για την τακτική αξιολόγηση των αλλαγών στις νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις που διέπουν τις δραστηριότητές τους.

Η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να παρέχει στο διοικητικό όργανο συμβουλές σχετικά με τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τους ισχύοντες νόμους, κανόνες, κανονισμούς και πρότυπα, ενώ θα πρέπει επίσης να αξιολογεί την επίπτωση που ενδέχεται να έχουν τυχόν αλλαγές του νομοθετικού ή κανονιστικού περιβάλλοντος στις δραστηριότητες και στο πλαίσιο κανονιστικής συμμόρφωσης του ιδρύματος.

Η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να διασφαλίζει ότι η παρακολούθηση της συμμόρφωσης πραγματοποιείται μέσω ενός διαρθρωμένου και σαφώς καθορισμένου προγράμματος παρακολούθησης της συμμόρφωσης και ότι τηρείται η πολιτική κανονιστικής συμμόρφωσης. Η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να αναφέρεται στο διοικητικό όργανο και να επικοινωνεί δεόντως με τη λειτουργία διαχείρισης κινδύνων για θέματα σχετικά με τον κίνδυνο κανονιστικής συμμόρφωσης του ιδρύματος και τη διαχείρισή του. Η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης και η λειτουργία διαχείρισης κινδύνων θα πρέπει να συνεργάζονται και να ανταλλάσσουν δεόντως πληροφορίες προκειμένου να είναι σε θέση να εκτελούν τα αντίστοιχα καθήκοντά τους. Τα πορίσματα της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη από το διοικητικό όργανο και τη λειτουργία διαχείρισης κινδύνων κατά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.