13. Politika primjerenosti

U skladu s člankom 88. stavkom 1. Direktive 2013/36/EU, upravljačko tijelo institucije definira, nadzire i odgovorno je za provedbu sustava upravljanja kojima se osigurava učinkovito i razborito upravljanje institucijom. Osim toga, u skladu s člankom 9. stavkom 3. Direktive 2014/65/EU upravljačko tijelo investicijskog društva, kako je definirano u Direktivi 2014/65/EU (društvo obuhvaćeno Direktivom o tržištima financijskih instrumenata), definira, nadgleda i odgovorno je za provedbu sustava upravljanja na način kojim se promiču integritet tržišta i interesi klijenata. To uključuje usklađenost politike primjerenosti institucije s njezinim općim okvirom za korporativno upravljanje, korporativnom kulturom i sklonošću preuzimanju rizika te potpunu funkcionalnost postupaka u okviru politike u skladu s njihovom namjenom. Ne dovodeći u pitanje bilo kakvo potrebno odobrenje dioničara, upravljačko tijelo institucije treba donijeti i održavati politiku za procjenu primjerenosti članova upravljačkog tijela.

Politika primjerenosti trebala bi uključivati politiku raznolikosti ili upućivati na nju kako bi se omogućilo da se pri zapošljavanju novih članova vodi računa o raznolikosti.

Upravljačko tijelo treba odobriti i sve promjene politike primjerenosti, ne dovodeći u pitanje bilo kakvo potrebno odobrenje dioničara. Potrebno je održavati dokumentaciju u vezi s donošenjem politike i svim njezinim izmjenama (na primjer, u zapisnicima s relevantnih sastanaka).

Politika treba biti jasna, dobro dokumentirana i transparentna svim članovima osoblja u instituciji. Pri izradi politike upravljačko tijelo može zatražiti i uzeti u obzir ulazne parametre dobivene od drugih internih odbora, posebno odbora za imenovanja, ako je osnovan, i drugih unutarnjih funkcija, kao što su pravna funkcija, funkcija ljudskih resursa ili kontrolne funkcije.

Kontrolne funkcije²⁰ trebaju pružiti učinkovite ulazne parametre za izradu politike primjerenosti u skladu sa svojim ulogama. Konkretno, funkcija praćenja usklađenosti s propisima treba analizirati način na koji politika primjerenosti utječe na usklađenost institucije sa zakonodavstvom, propisima, internim politikama i postupcima te treba izvijestiti upravljačko tijelo o svim utvrđenim rizicima usklađenosti i pitanjima neusklađenosti.

²⁰ Vidi i smjernice EBA - e o internom upravljanju: https://www.eba.europa.eu/regulation - and - policy/internal - governance

Politika treba uključivati načela odabira, praćenja i planiranja sukcesije članova i za ponovno imenovanje postojećih članova te bi njome trebalo utvrditi barem sljedeće:

• a. postupak odabira, imenovanja, ponovnog imenovanja i planiranja sukcesije članova upravljačkog tijela te primjenjiv interni postupak za procjenu primjerenosti člana, uključujući unutarnju funkciju odgovornu za pružanje podrške u procjeni (na primjer, ljudski resursi)
• b. kriterije koji se trebaju primjenjivati u procjeni, uključujući kriterije primjerenosti utvrđene ovim smjernicama
• c. na koji način u okviru postupka odabira treba uzeti u obzir politiku raznolikosti za članove upravljačkog tijela značajnih institucija obuhvaćenih Direktivom o kapitalnim zahtjevima i ciljnu zastupljenost spola koji je manje zastupljen u upravljačkom tijelu
• d. komunikacijski kanal s nadležnim tijelima i
• e. način na koji treba dokumentirati procjenu.

Relevantne institucije u svoju politiku primjerenosti trebaju uključiti i postupke odabira i imenovanja nositelja ključnih funkcija. Politikom primjerenosti mogu se s pomoću pristupa koji se temelji na procjeni rizika utvrditi one pozicije koje relevantne institucije mogu smatrati nositeljima ključnih funkcija uz voditelje kontrolnih funkcija i glavnog financijskog direktora, ako te pozicije nisu dio upravljačkog tijela.

Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji i odbor za imenovanja, ako je osnovan, trebaju pratiti učinkovitost politike primjerenosti institucije te preispitati njezinu izradu i provedbu. Prema potrebi upravljačko tijelo treba izmijeniti politiku, uzimajući u obzir preporuke odbora za imenovanje, ako je osnovan, i funkcije unutarnje revizije.